Deze instellingen worden ingevuld in de pop-up die verschijnt als je klikt op '+ Begeleidingsgroep toevoegen' en - na opslaan - onder de tabbladen 'Instellingen' en 'Backoffice medewerkers' van elke begeleidingsgroep
- Geef de begeleidingsgroep een logische en onderscheidende naam ('Omschrijving').
- Vul de startdatum en einddatum in. Het betreft de periode dat de student werkelijk op stage is of werkt aan het afstudeertraject. Indien bekend vul dan ook het aantal weken en totaal aantal uren in. Selecteer vacaturesoort en domein.
- Kies indien gewenst een achtergrond- en fontkleur, voor in het overzicht. Dit kan helpen om de groepen overzichtelijk te houden.
- Kies het juiste begeleidingsprofiel. Overleg bij twijfel met de applicatiebeheerder.
- Indien van toepassing selecteer je bepaalde dagen van de week en studiejaren.
- Open het tabblad 'Backoffice medewerkers' om de juiste personen toegang te geven tot de begeleidingsgroep.
- Maak één beheerder tot hoofdbeheerder en één coördinator tot hoofdcoördinator, deze namen worden vermeld in het dossier (tabblad "i") en in mailings en notificaties.
Nog enkele keuze-opties (te vinden onder het tabblad 'Instellingen'):
- Student mag zich aanmelden ja/nee. Als je voor 'ja' kiest, krijgen alle studenten van de opleiding waarvoor je begeleidingsgroep geldig is de mogelijkheid zich aan te melden. Voeg daarom altijd de extra omschrijving toe met aanmeldingscriteria.
- Student mag stagelopen bij een bedrijf waar hij/zij eerder stage heeft gelopen ja/nee.
- Student mag andere contactpersonen (praktijkopleider/werkbegeleider) selecteren ja/nee.
- Selecteer welke gegevens van contactpersonen verplicht zijn indien de student deze invoert. De mogelijkheden zijn configureerbaar door de applicatiebeheerder.
- Logboek configuratie: Als studenten het logboek gaan gebruiken, dan kan hier gekozen worden voor de ingevoerde urensoorten.
- Afronden in de toekomst toegestaan: Dit maakt het mogelijk om "Afronden overeenkomstgegevens", "Dossier annuleren" "Mijlpaal," "Bezoek" en "Gesprek" activiteiten af te ronden met een datum in de toekomst. Deze activiteiten leggen allemaal uitgevoerde zaken vast en zullen zonder deze optie dit niet toestaan.
- Backoffice medewerkers zijn standaard aangevinkt voor dossiercommunicatie: Deze staat standaard op "Nee". Dit voorkomt dat backoffice medewerkers notificatie krijgen van dossiercommunicatie die niet voor hen bedoeld zijn.
- Dossier zichtbaar voor toekomstige dossierbegeleider: Deze indicatie bepaalt of in toekomstige dossiers van deze studenten het dossier uit deze begeleidingsgroep in het i-tab is terug te zien.
Dit geldt niet alleen voor dossierbegeleiders, maar voor elke rol. - Historische dossiers zichtbaar bij vacature: Bij het gebruik van de vacaturebank is het mogelijk om de namen van studenten te zien die eerder bij de organisatie of in de vacature hebben stage gelopen. Omdat dit niet altijd wenselijk is, kan dit hiermee uitgezet worden.
- Geldingsduur reservering: Na de hier ingestelde termijn vervalt een niet gebruikte reservering van een vacature automatisch.
- Overlap: Deze instelling geeft de mogelijkheid dat stages van verschillende studenten elkaar overlappen. Dit geldt bij "Open vacatures", dat wil zeggen vacatures die automatisch weer opengesteld worden bij het beëindigen van een stage die de vacature bezet hield.