Voor het opruimen van afgeronde en/of geannuleerde dossiers, processen en activiteiten kunnen verwijderregels worden vastgelegd, aan de hand daarvan wordt een datum bepaald vanaf wanneer deze gegevens verwijderd mogen worden. Hiermee worden gegevens nog niet verwijderd. Hiervoor moeten verwijderverzoeken worden aangemaakt door een gebruiker met de archivaris rol.
Het toekennen van de archivaris rol, aan medewerkers, kan op dezelfde manier worden gedaan als het toekennen van andere rollen aan medewerkers.
Op het dashboard van de archivaris en de functioneel beheerder is een blokje beschikbaar over verwijderverzoeken. Er wordt getoond hoeveel dossiers, processen (voor/begeleidingstrajecten) en activiteiten er op dit moment verwijderd kunnen gaan worden. Daarnaast wordt informatie getoond over het laatste verwijderverzoek. Dit kan een verwijderverzoek zijn dat nog moet worden uitgevoerd (status Lopend) of het laatst uitgevoerde verwijderverzoek.
Via het item te verwijderen dossiers, processen en activiteiten kan er naar het bevestigingsscherm voor een verwijderverzoek worden gegaan.
Op dit scherm kan een datum worden geselecteerd tot wanneer alles verwijderd moet worden, dus bijvoorbeeld verwijder alles wat verwijderd mag worden t/m 31-12-2017. Vervolgens worden op basis van deze datum de aantallen dossiers, processen en activiteiten die klaar staan om verwijderd te worden getoond en kan er een rapportage worden opgevraagd waarin meer informatie is terug te vinden over de te verwijderen gegevens.
Na het downloaden van deze rapportage kan het verwijderverzoek bevestigd worden. Dit kan alleen worden gedaan door een gebruiker met de archivaris rol. Functioneel beheerders kunnen wel het rapport opvragen, maar kunnen het verwijderverzoek niet bevestigen. Op deze manier kunnen zij wel inzicht krijgen in welke gegevens klaar staan om verwijderd te gaan worden.
Er kan altijd maar 1 verwijderverzoek met de status lopend zijn, als er al een lopend verwijderverzoek is dan kunnen er wel rapportages worden opgevraagd, maar er kan niet een nieuw verwijderverzoek worden bevestigd.
Als er een lopend verwijderverzoek is dan zal de informatie over dit verwijderverzoek worden getoond op het scherm, zoals hieronder is te zien. De knop om definitief te verwijderen zal dan niet worden getoond.
I&B activiteiten waar archiveringsregels op zijn gezet zullen, zolang de archivering nog niet is uitgevoerd, niet als te verwijderen worden meegenomen. Dit geldt uiteraard ook voor processen en dossiers waar deze I&B activiteiten onderdeel van zijn.
Via het andere item op het dashboard is de verwijderverzoeken historie te bekijken, hier is zichtbaar welke verwijderverzoeken er in het verleden zijn geweest en of er een lopend verwijderverzoek is.
Van een verwijderverzoek is te zien wanneer deze is aangevraagd en door wie, wanneer de gegevens verwijderd zijn en de aantallen verwijderde gegevens. Let op: de datum 'Verwijderen t/m' is de datum waarop bepaald is welke dossiers verwijderd mogen worden. Dit betekent dus niet: 'verwijder alles t/m deze datum'.