Het functioneel beheer van OnStage wordt mede bepaald door de structuur van de applicatie. OnStage beweegt zich op de grens van onderwijsinhoud en -logistiek. Op meerdere niveaus zijn configuraties mogelijk, zodat ook gebruikers invloed hebben op de inrichting van de applicatie. De afdeling of de medewerker die specifiek belast wordt met het functioneel beheer van OnStage kan daar gebruik van maken en sturing aan geven:
- Key-users kunnen processen configureren, daarom is het belangrijk om de kennis betreffende processtappen, configuratiemogelijkheden onder hen te verspreiden en te onderhouden.
- Relatiebeheerders bewerken organisatiegegevens en vacatures en oefenen daarmee indirect invloed uit op het stageproces. Hiervoor geldt hetzelfde.
- Beheerders van begeleidingsgroepen maken begeleidingsgroepen aan met de bijbehorende configuratiemogelijkheden. Hiervoor geldt dus hetzelfde, waarbij de samenhang tussen proces- en begeleidingsgroepconfiguratie ook een rol speelt.
- Toetsontwikkelaars beheren de configuratie van de activiteit "Inleveren en beoordelen".
Daarnaast zijn er enkele specifieke taken voor de functioneel beheerder van OnStage:
- Het doorgeven van releasenotes aan gebruikers.
- Het verzorgen van tweedelijns gebruikersondersteuning, waarbij de eerste lijn wordt verzorgd door backoffice en key-users.
- Het invoeren en onderhouden van de juiste gebruikers(informatie): Studenten, medewerkers. Dit kan het beste met een (automatisch uitgevoerde) integratie plaatsvinden, maar ook dan is aandacht hiervoor noodzakelijk.
- Contact onderhouden met de leverancier aangaande releases en defects, maar ook wensen en gebruikerservaringen.
- Contact onderhouden met (beheerders van) andere applicaties binnen de school, zodat het applicatielandschap ontwikkeld en onderhouden kan worden.