De voornaamste taken van de key-user zijn het aanmaken en beheren van procestemplates en mailtemplates.
Het jaarrooster van de opleiding bepaalt wanneer en hoe vaak je processen evalueert en aanpast. Volg voor elk stage/afstudeerproces deze stappen:
- Evalueer (met betrokkenen) de procestemplates (zowel voortraject als begeleidingstraject) op juistheid en volledigheid.
- Pas het template aan - dat wil zeggen, maak een kopie en pas deze aan.
- Evalueer de mailtemplates en checklisten
- Pas het begeleidingsprofiel aan (deze hoeft niet gekopieerd of opnieuw aangemaakt te worden)
- Pas de aangeleverde handleidingen aan voor studenten en docenten
Naast het directe werk ten behoeve van de stage- en afstudeerprocessen staan hieronder aandachtspunten voor de key-user (al verschilt dit van school tot school):
- Onderhoud en actualiseer zo nodig de gegevens van medewerkers
- Pas zonodig de configuratie aan voor kenmerken voor vacatures, organisaties en contactpersonen, logboekgebruik.