Release notes OnStage 30.8

Ontkoppelen begeleidingstraject nu altijd mogelijk voor functioneel beheerders

Vanaf deze release is het ontkoppelen van een begeleidingstraject door de Functioneel beheerder altijd mogelijk, ook als er al activiteiten gestart zijn. Hierdoor is er geen aanvraag meer nodig bij onze Servicedesk als er pas na het starten van activiteiten een ontkoppeling nodig is.

 

Om dit mogelijk te maken, is de wijze waarop het ontkoppelen gebeurt aangepast. Doel van de aanpassingen is om de gevolgen van de ontkoppeling duidelijk te maken, en een log te hebben van wat er is ontkoppeld en daarmee ook is verwijderd.

 

Aanpassingen in het Ontkoppelen mechanisme:

Op het moment dat je op Ontkoppelen klikt, zie je nog steeds een overzicht van welke activiteiten al gestart zijn, als er activiteiten gestart zijn in deze groep. Functioneel beheerders hebben nu alleen ook de optie "Ontkoppelen" beschikbaar als er al activiteiten gestart zijn. 

Na klikken op deze knop en bevestiging van verwijdering wordt de begeleidingstraject ontkoppeld en worden alle activiteiten die al gestart zijn verwijderd. 

Waarschuwing!

Het ontkoppelen van een traject met activiteiten verwijderd ook deze activiteiten en alle historie en geüploade bestanden bij deze activiteiten. De verwijdering vindt direct plaats en is niet terug te draaien.

Bij het ontkoppelen met verwijdering krijgt de gebruiker een waarschuwing dat alles direct (onheroepelijk) verwijderd wordt:

 

Logging van ontkoppeling en verwijdering

Het ontkoppelen, en welke activiteiten hierbij worden verwijderd, wordt vanaf deze release gelogd. Het log hiervan is zichtbaar onder de nieuwe knop "Ontkoppel log".

 Als je dit log opent zie je per ontkoppeling een regel in het log.

Deze regel geeft aan wanneer en door wie de ontkoppeling heeft plaatsgevonden, welk begeleidingstraject hiervoor gekoppeld was, en hoeveel dossiers al in het begeleidingstraject waren op het moment van ontkoppeling. Om te zien welke dossiers verwijderde activiteiten hadden moet je een rapport maken.
 

De rapportage aanmaken knop genereert een Excel rapport met daarin alle dossiers die in begeleiding waren, en een lijst van welke activiteiten waren verwijderd bij de ontkoppeling. 

 

 

 

Wat is er veranderd voor key users en backoffice beheerders?

Voor key users en backoffice beheerders is er niets veranderd in of en wanneer deze begeleidingstrajecten mogen ontkoppelen. De enige verandering is dat het ontkoppel log ook voor hun zichtbaar is geworden. Deze rollen kunnen dus nog steeds niet zelf ontkoppelen als er activiteiten gestart zijn. Voor deze actie zullen ze ondersteuning van een functioneel beheerder moeten vragen. 

 

Hier is voor gekozen vanwege de mogelijke impact die een verwijdering van begeleidingsdata heeft en omdat voorheen ook enkel functioneel beheerders de service actie voor ontkoppeling mochten aanvragen. 

---

Verbeterde navigatie in I&B pogingen

Tijdens ontwikkeling van het verbeteren van de vindbaarheid van beoordelingen zagen we ook een kans om het navigeren tussen pogingen te verbeteren om beter zichtbaar te maken dat elke poging zijn eigen informatie nog heeft. 

We hebben daarom het navigeren tussen pogingen in een Inleveren en Beoordelen activiteit aangepast. Zie hieronder een voorbeeld.

Pogingen worden nu als aparte regels getoond die de gebruiker open en dicht kan klappen. Een verticale lijn geeft aan of er nog meer pogingen zijn om naar toe te scrollen. Daarnaast geven we ook de status van de poging aan naast de pill met poging informatie. Dit helpt de gebruiker om sneller naar de relevante poging te gaan. 

Configuratie informatie per poging

Naast deze wijziging hebben we de popup met informatie over een I&B poging aangepast. Dit is de popup die wordt getoond zodra je op het i-icoon van een poging klikt. 

 

In deze popup wordt nu informatie over de gebruikte I&B configuratie getoond. Het gaat hier om de naam, code, versie en datum van deze versie getoond. Hierdoor kan de gebruiker zien welke configuratie voor deze poging is gebruikt.

---

Automatisch opslaan van notities in I&B nakijkscherm

Vanaf deze release is het niet meer nodig dat gebruikers elke notitie in de feedback functie van de nakijk module van een I&B activiteit handmatig opslaan nadat deze is gemaakt. Vanaf heden gebeurt er elke seconde een automatische opslaan actie die alle openstaande mutaties op slaat. In het verleden wilde gebruikers soms het opslaan vergeten waardoor gemaakte notities verloren konden raken, dit kon voor negatieve ervaringen zorgen bij beoordelaars.

 

Andere aanpassingen in de uitgebreide feedback mogelijkheden

Om deze functie te ondersteunen hebben we de feedback module van het nakijkscherm moeten updaten naar de laatste versie die wordt aangeboden door de leverancier Apryse. Naast het automatisch opslaan heeft deze update ook een aantal aanpassingen in de vormgeving van het maken van notities doorgevoerd die de gebruikerservaring moeten verbeteren.

 

De volgende aanpassingen zullen door beoordelaars gemerkt worden:

1. Er zijn nu twee notitie types: Annoteren en Vormen. De gebruiker kan tussen deze types wisselen met 2 nieuwe knoppen boven in beeld.
   • Vormen biedt nu 8 verschillende vormen die een gebruiker kan tekenen. Voorheen kon de gebruiker als vorm enkel een vierkant kiezen. 
   • Annoteren heeft één nieuwe optie: De opmerking met pijl.
2. Het veranderen van de opmaak van een notitie opent nu een nieuw tab aan de linkerkant die alle opties voor de gekozen notitie bevat. Deze opties zijn ook uitgebreid
   • Dit tab sluit je weer door nogmaals op de opmaak knop in de notitie balk te klikken.
3. Per inlogsessie onthoudt de module nu nog 1 kleur per notitie. Voorheen konden hier 4 kleuren onthouden worden, maar de functie hiervoor was verwarrend voor nieuwe gebruikers en werd nauwelijks gebruikt.
4. De 1e keer dat je een nakijksessie binnenkomt elke nakijksessie is er nu geen notitie gekozen. Voorheen was er standaard altijd 1 gekozen, dit werd soms als verstorend ervaren door gebruikers.

Voor meer informatie over deze veranderingen, kijk naar onze bijgewerkte FAQ pagina voor deze feedback mogelijkheden. 

---

Meerdere verbeteringen in het nakijkscherm van I&B

Naast bovenstaande wijzigingen hebben we nog een aantal verbeteringen doorgevoerd in het nakijkscherm van de Inleveren en Beoordelen activiteit op basis van gebruikersfeedback.

 

Indicatie beoordeling vastleggen aangepast

De indicatie die een beoordelaar ziet dat deze klaar is om de beoordeling vast te leggen is aangepast. In de situatie dat het beoordelingsformulier en de beoordeling is ingevuld, ziet het beoordeling vastleggen tab er nu als volgt uit:

Voorheen zag de gebruiker al direct een groen vinkje en werd de melding niet getoond dat de beoordeling nog moet worden vastgelegd. Met dit icoon en de melding maken we meer duidelijk dat er nog één handeling nodig is, namelijk het vastleggen.

 

De andere informatie die normaal hier staat, zoals waarschuwingen en meldingen over o.a. toets inschrijvingen, zijn niet veranderd.

 

Downloaden origineel bestand in nakijkscherm

Gebruikers kunnen nu, vanuit het nakijkscherm, via het menu linksboven in beeld het originele ingeleverde bestand downloaden. De download bestand knop download nu dit bestand in plaats van het geconverteerde bestand met notities.

Voorheen konden gebruikers via de download knop enkel het geconverteerde bestand met notities downloaden, en moest de gebruiker terug naar de activiteit om het originele bestand te kunnen downloaden en bekijken. Om het bestand met notities te downloaden kunnen gebruikers hier nog steeds de Opslaan Als functie gebruiken. 

We hebben daarnaast ook een probleem opgelost waardoor gebruikers foutmeldingen kregen als deze het bestand download in Firefox.

 

Andere verbeteringen betreffende Inleveren en Beoordelen activiteiten

• Bij het invullen van een knockout en niet ontvankelijk beoordeling in een beoordelingsformulier wordt vanaf heden de beoordeling leeg gemaakt. Hierdoor wordt de beoordelaar nogmaals gedwongen om de eindbeoordeling te bevestigen met deze nieuwe informatie van deze criteria. Bij cesuur wordt ook niet meer een cijfer automatisch gevuld in deze situatie. 
• Het tonen van foutmeldingen van een plagiaatscan in een nakijksessie moet nu altijd met een foutmelding in onze huisstijl gebeuren die gebruiker uitlegt wat zij nog wel of niet kunnen doen. Voorheen kon er soms een niet tekst zonder styling getoond worden die direct van de plagiaatscan leverancier kwam die onduidelijk was voor de gebruiker. 
• Een issue is verholpen waardoor gebruikers een foutmelding konden krijgen tijdens het aanpassen van een gekoppelde documenten bij de begeleidingsgroep configuratie van een inleveren en beoordelen activiteit.

---

Andere verbeteringen in de applicatie

• Het annuleren van een individuele activiteit in een team dossier heeft nu geen gevolgen meer op de team activiteiten. Door een issue kon het voorheen gebeuren dat deze team activiteiten daardoor onterecht individuele activiteiten worden.
• Mutaties uitgevoerd in een Dossierdatums aanpassen activiteit zijn nu ook direct zichtbaar in de volgende activiteit in het voortraject. In het verleden kon een mutatie als deze niet zichtbaar zijn in een volgende overeenkomst activiteit.
• In het alerts overzicht worden weer bij het alert type "Inactieve e-mail ontvanger" enkel inactieve ontvangers getoond. Voorheen konden hier ook actieve ontvangers worden getoond als deze onderdeel waren van een mail met een andere ontvanger die inactief was. Dit gaf 'false positive' resultaten op deze alert.
• Activiteit controleregels worden nu correct bijgewerkt als een activiteit gestart wordt. In het verleden kon een niet gestart controleregel soms onnodig op rood of oranje blijven staan als na het controle moment de activiteit alsnog gestart werd.
• Op sommige plekken, zoals bij de controleregels, werd nog onterecht de oude term POK gebruikt, deze is vervangen met BPVO.
• In het begeleidingsgroepen scherm zijn actieve opleidingen van inactieve domeinen niet meer beschikbaar als filter opties. Voorheen werden hier alleen inactieve opleidingen uitgefilterd.
• Op het organisatieoverzicht worden bij de details de organisatienaam met daarin een & nu weer goed getoond.
• Op het overzicht van de course en toetsdeelnames bij in het studentoverzicht scherm wordt nu de component deelname referentie getoond. Voorheen werd hier per abuis de componentreferentie getoond.
• De performance van het dossier mailmerge (EXCEL) rapport is verbeterd, hierdoor moeten situaties waarin deze voorheen timeout meldingen gaven nu vaker goed gaan. 
• OnStage4Business gebruikers kunnen nu weer contactpersonen van een bovenliggende vestiging koppelen aan een vacature. Die persoon moet dan wel de rol hebben die gekoppeld wordt. Voorheen konden sommige gebruikers een foutmelding krijgen wanneer ze deze handeling probeerde.
• Er is een verbetering doorgevoerd waardoor documenten opgeslagen op de cloud storage eerder na het verwijderen van een dossier worden verwijderd dan voorheen.
• De security logging van het oproepen en muteren van personen, rapporten, dossiers en activiteiten is verder uitgebreid. Hierdoor kunnen we in het geval van een incident beter achterhalen wat er met de applicatie is gebeurd.

Verbeteringen in de integraties

• Contactpersonen die wij ontvangen vanuit de Stagemarkt API zorgen er niet meer voor dat dossiers niet te openen zijn. Voorheen kon dit gebeuren omdat SBB af en toe contactpersonen met een naloop spatie aanbied via de koppeling.
• Het aanbieden van gelegenheden via de Osiris Saas2Saas koppeling en de OnderwijscomponentenV2 verwerking moet nu altijd goed gaan. Een probleem waardoor deze geen ID kregen is verholpen. Ook is de verwerking uitgebreid om het omschrijving veld van de V1 verwerking mee te nemen als een kenmerk soort.
• Bij het verwerken van Onderwijscomponenten en deelnames v2 wordt nu een waarschuwing gelogd als er een organisatie eenheid wordt meegestuurd die niet bekend is in OnStage. Deze waarschuwing vervangt een eerdere, niet nuttige, waarschuwing die werd gegeven als er helemaal geen organisatie eenheid werd meegestuurd. 
• De Resultatenintegratie OOAPI variant is uitgebreid met twee extra velden om de koppeling van OOAPI variant berichten met de Osiris Saas2Saas koppeling mogelijk te maken. Deze bevinding is ontstaan vanuit een pilot voor deze koppeling die we op dit moment aan het uitvoeren zijn met een Osiris MBO instelling.
• Beoordelingsdocumenten krijgen nu in het resultatenbericht het correcte type "Original" mee. Voorheen kregen deze onterecht het type "Annotated". Deze aanpassing is vereist voor het gebruiken van deze berichten als bron voor archivering. 
• Als de tenant instelling "Aanmeldservice update organisatiestructuur" uit staat, wordt nu in de EDU Inschrijvingen verwerking een foutmelding in het Integratiemeldingen scherm gegeven als er een inschrijving wordt aangeboden voor een opleiding of domein die niet bekend is. 

Verwijderde functionaliteiten

In het kader van het moderniseren en versimpelen van OnStage worden soms functionaliteiten verwijderd. Dit gebeurt meestal in het kader van andere verbeteringen. In deze release is weer een functionaliteit verwijderd.

• Bij het updaten van de feedback module naar de laatste versie die Apryse aanbiedt, is de mogelijkheid om per notitie type 4 aparte kleuren te onthouden verwijderd. Deze feature wordt niet meer ondersteunt door Apryse.
  Deze feature werd nauwelijks gebruikt, omdat deze kleuren enkel werden onthouden in de huidige inlog sessie. Het snel kunnen aanpassen van een notitie kleur maakt deze feature ook niet nodig en het verwijderen van deze feature maakt de UI ook minder druk. 
• Bij het beheren van Gebruikersmeldingen is een security verbetering doorgevoerd om misbruik van deze functionaliteit te voorkomen. 
  Helaas is het hierdoor niet meer mogelijk om een afbeelding in het bericht te plakken en te gebruiken in een melding. Na opslaan wordt de afbeelding verwijderd. Om een afbeelding te tonen moet deze nu ergens anders geplaatst worden en via URL opgenomen worden in de melding.