Versie: OnStage 30.2
Productie release moment: 20 januari 2026 tussen 5:00 en 8:00 uur

Deze release notes bevatten een overzicht van alle wijzigingen die onderdeel zijn van release 30.2.

De belangrijkste wijzigingen in deze release zijn:

Meerdere toets activiteiten per dossier mogelijk via resultatenkoppeling
Verbeterde meldingen bij gebruik van de resultatenkoppeling
Verbeteringen in de gebruikerservaring
Veranderde bepaling van verwijderdatums van dossiers

Daarnaast hebben we zoals altijd weer meerdere verbeteringen doorgevoerd op basis van gebruikers feedback en meldingen van gebruikers.

Release presentatie

Hieronder is de opname van de release notes te vinden:

Meerdere toets activiteiten per dossier mogelijk via resultatenkoppeling

De resultatenkoppeling van OnStage wordt steeds meer gebruikt en gebruikers willen graag meer dan één cijfer uit het dossier automatisch naar de cijferlijst van de student kunnen doorsturen. Vanaf deze release is dit nu ook mogelijk!

We hebben hiervoor een uitbreiding gedaan in de configuratie opties van een begeleidingsgroep. Het tabblad Courses heet nu Courses en Toetsen en geeft de mogelijkheid om naast het kiezen van de course, ook de onderliggende toetsen aan specifieke activiteiten te koppelen.

Hieronder een video met uitleg over deze functionaliteit, mede mogelijke gemaakt door Scribe.

Naast het handmatig instellen van alle toetsen, hebben we de functie nog wel zo gemaakt dat als het proces voldoet aan de volgende zaken, de hele koppeling automatisch gebeurt:

Per course heb je 1 toets
In het proces heb je 1 activiteit met de optie 'bevat dossierresultaat' aangevinkt

Als de course en het proces hieraan voldoen, dan wordt de configuratie direct voor jou gekozen. In die situatie zie je daarom ook geen waarschuwing achter de te kiezen activiteiten.

De functionaliteit is tevens volledig backwards compatible. Oftewel alle al bestaande configuraties moeten blijven werken zonder dat de gebruiker hier iets voor moet doen.

Een gebruiker die meerdere inschrijvingen op één activiteit heeft zal nog steeds pogingen in dezelfde volgorde blijven uitvoeren (op basis van ontvangen eerst poging nummer, daarna datum en daarna referentie). Deze functionaliteit is uitgebreid om ook te werken als er meer dan één toets is gekoppeld aan dezelfde activiteit.

Waarschuwingen bij mutaties in courses en toetsen na configuratie

Als courses of toetsen veranderen in het bronsysteem, kan dit gevolgen hebben voor de gekozen configuratie. We hebben er daarom voor gezorgd dat het Courses en Toetsen scherm een waarschuwing geeft zodra één van de volgende situaties voor komt:

Een course gekoppeld aan de groep is inactief gemaakt
Een toets gekoppeld aan een activiteit is inactief gemaakt
Voor een (vaak nieuwe) toets is nog geen configuratie keuze gemaakt

Hieronder een video met uitleg over deze functionaliteit, mede mogelijke gemaakt door Scribe.

Het mechanisme van de waarschuwing en hoe we hier mee om gaan is hetzelfde als het mechanisme van nieuwe I&B configuratie opties. Dit houdt ook in dat, zolang de waarschuwing wordt gegeven en er geen nieuwe keuze is gemaakt, wij de oude configuratie blijven gebruiken.

De reden waarom we dit doen is dat we ook zien dat scholen soms onterecht toetsen of courses tijdelijk inactief maken, terwijl onderliggende inschrijvingen nog actief zijn. We willen niet dat lopende processen last hebben van onterechte aanpassingen in het bronsysteem. Als de toetsinschrijving ook inactief is, zal er al geen communicatie meer naar de cijferlijst plaats vinden.

In sommige uitzonderingen kan een bronsysteem het cijfer weigeren als de toets zelf inactief is. Als dit gebeurt zal deze error zichtbaar worden in ons Integratiemeldingen scherm met alle informatie om dit probleem op te lossen.

Nieuwe communicatie van huidige toets naar I&B activiteit

Om er voor te zorgen dat het dossier altijd up to date informatie heeft over de status van de gekoppelde toetsinschrijving van elke I&B activiteit, hebben we de technische implementatie van hoe deze activiteiten de informatie ontvangen aangepast.

Bij elke mutatie, zowel van configuratie als vanuit de integratie (bijvoorbeeld het inactief maken een toetsinschrijving) wordt gecontroleerd of lopende I&B activiteiten hierdoor beïnvloed worden en wordt direct, op de achtergrond, de huidige situatie bijgewerkt.

Hierdoor zijn ook enkele problemen verholpen waar in sommige situaties het info blokje van de activiteit verkeerde informatie gaf totdat een specifieke actie had plaats gevonden.

Verbeterde meldingen bij gebruik van resultatenkoppeling

Vanaf deze release zien alle gebruikers tijdens het doorlopen van een beoordeling die gekoppeld wordt met onze resultaten integratie een melding in de activiteit die aangeeft of de student een correcte actieve inschrijving heeft voor de toets, of juist een waarschuwing als dit niet het geval is.

Het doel van deze meldingen en waarschuwingen is om er voor te zorgen dat alle betrokkenen weten wat er speelt, zonder dat het proces van inleveren en beoordelen moet wachten mits de toetsinschrijving nog niet bekend is in OnStage. Hierdoor kan het proces doorgaan terwijl de toets administratie wordt opgelost.

De gegeven meldingen zijn afhankelijk van de rol van de gebruiker, en de status van de beoordeling. Hieronder een overzicht van alle meldingen en wanneer deze gegeven kunnen worden:

Bevestiging van valide toetsinschrijving voor student

Bevestiging van toets tijdens het beoordelen (beoordelaar en beheerder)

Bevestiging voor en ná het vrijgeven van het resultaat

Waarschuwing van geen toets voor studentn

Waarschuwing voor en ná het vrijgeven van het resultaat

De flexibiliteit van OnStage zorgt er wel voor dat een beoordelaar het resultaat kan vrijgeven op het moment dat er geen actieve toetsinschrijving is voor de student, terwijl het een activiteit is waarvan het resultaat wel naar het bronsysteem gecommuniceerd moet worden via integratie.

Voor deze situatie hebben wij een extra waarschuwing toegevoegd die de beoordelaar ziet.

Extra bevestiging bij vrijgeven resultaat bij missende toetsinschrijving

We hebben een melding toegevoegd die de beoordelaar ziet op het moment van vrijgeven als de student geen toetsinschrijving heeft, maar dit volgens de configuratie wel wordt verwacht.

De beoordelaar moet in deze situatie de verklaring aanvinken en geeft daarmee dan ook aan te begrijpen dat de integratie niet zal werken voor deze beoordeling. Dit is dezelfde handeling die studenten ook moeten doen wanneer een inleververklaring vereist is.

Wanneer een beoordelaar een beoordeling vastlegt met deze melding, is hier ook een aparte regel voor opgenomen in het activiteitenlog om naderhand te kunnen controleren of deze situatie plaats heeft gevonden. Dit is gedaan om te helpen bij de analyse van situaties waarin een cijfer niet over is gekomen.

Verbeteringen in de gebruikerservaring

Op basis van feedback van gebruikers blijven wij onze applicatie verbeteren. Ook in deze release hebben we weer een aantal verbeteringen doorgevoerd.

Vernieuwde gebruikerservaring voor koppelen van Courses

In het kader van onze ontwikkelingen om toetsen te koppelen aan de begeleidingsgroep hebben we ook opnieuw gekeken naar de interactie voor het koppelen van Courses in de begeleidingsgroep. Zie hieronder een voorbeeld van hoe dit er nu uit kan zien.

De belangrijkste wijzigingen zijn:

De verschillende teksten en namen zijn aangepast om te refereren naar courses én toetsen, ook als je nog geen toetsen aanbiedt via de componenten koppeling
Er is een korte instructietekst toegevoegd en een link naar een nieuwe beheerdershandleiding pagina met meer uitleg.
Er zijn nu twee knoppen, één om nieuwe courses toe te voegen en de andere om de al gekozen courses te bekijken. De tweede knop vervangt die interactie die vroeger op het klikken op de course zat.
De course kan nu verwijderd worden met een kruisje achter de course naam, ook is er in de lijst van courses een plus knop toegevoegd om nieuwe courses toe te voegen.
Er komt per course een informatie blok met alle beschikbare toetsen per course, ook als er geen toetsen zijn.

Deze set van wijzigingen zijn bedoeld om het scherm te verduidelijken voor gebruikers en meer in lijn te brengen met andere ontwikkelingen in beheerschermen.

Verhoogde leesbaarheid van ingevulde teksten bij Inleveren en Beoordelen activiteiten

We hebben er voor gezorgd dat geen van de belangrijke tekstvelden in Inleveren en Beoordelen activiteiten meer in grijstint worden getoond. Zie hieronder een voorbeeld van hoe een stuk algemene feedback er uit ziet:

In het verleden werden velden die in een eerdere fase ingevuld werden, in grijstint getoond bij latere stappen omdat deze niet meer aangepast kan worden. Dit zorgde er alleen voor dat mensen deze informatie vaak negeerden of niet konden vinden, terwijl hier toch belangrijke informatie staat zoals: feedback voor de student en inleveropmerkingen door de student.

We hebben daarom nu gekozen om in ieder geval de grijstint te verwijderen en zullen volgen of gebruikers de informatie nu beter kunnen vinden, of dat we nog meer moeten doen.

Meldingen voor digitaal ondertekenen in nieuwe stijl

Meldingen en waarschuwingen in digitaal ondertekenen waren nog in onze oude huisstijl. We hebben er nu voor gezorgd dat zowel de melding iconen, als de popup zelf passen in onze moderne huisstijl. Hieronder een voorbeeld van de melding indicatie als er een error plaats heeft gevonden.

Deze meldingen kunnen worden gegeven bij fouten of waarschuwingen in de koppeling, of als één van de ondertekenaars de ondertekening heeft afgewezen en je de reden van afwijzing wilt inzien.

Verdere verbeteringen in de gebruikerservaring

Bij het maken van een vrije tekst notitie in het nieuwe feedback mechanisme van inleveren en beoordelen kan je vanaf nu altijd direct beginnen met typen van de notitie. Vanwege een issue werkte dit voorheen niet als het de eerste notitie was die je maakte na het openen van de nakijksessie.
Bij het maken van een match op een vacature zonder contactpersonen wordt de HRM contactpersoon van de detacheringsrelatie niet meer automatisch ingevuld. Dit was de enige situatie waarin we dit nog op de achtergrond deden. Door deze wijziging is de logica nu in lijn dat enkel de vacature, of de keuze gemaakt in contactpersoon- of overeenkomst-activiteiten bepaalt wie de contactpersonen zijn voor een dossier.
In de lijst van notificaties en triggers bij een activiteit in het dossier worden nu alle trigger momenten goed getoond. Specifiek het moment van herzien inleveren werd in sommige situaties niet goed getoond.
De algemene feedback van Inleveren en Beoordelen toont vanaf nu correct & tekens in de door docent opgegeven feedback in de activiteit. Voorheen werd dit vervangen met &amp waardoor de tekst minder leesbaar was.

Veranderde bepaling van verwijderdatums

Op basis van scholen die zijn begonnen met gebruik van de verwijdertermijnen zijn een aantal bevindingen binnen gekomen over hoe verwijderdatums worden bepaald. We hebben twee aanpassingen gedaan om het beheer van te verwijderen dossiers te vergemakkelijken afhankelijk van hoe de verwijderdatum wordt bepaald.

Op basis van beëindigen student

Als de datum op basis van de einddatum student wordt bepaald, dan wordt voortaan de verwijderdatum ook in nog lopende dossiers gezet, niet alleen in afgeronde of geannuleerde dossiers. Dit gebeurt op datum van verwachte einddatum van het dossier.
Doel hiervan is om er voor te zorgen dat historische, maar niet afgeronde, dossiers toch verwijderd worden zodra de verwijdertermijn is verlopen.

Op basis van afronding van dossier

Als de verwijderregel op basis van het afronden van het dossier wordt bepaald, dan wordt voortaan de einddatum van het dossier gebruikt in plaats van de laatste mutatiedatum. Hierdoor zullen acties die later zijn gedaan om dossiers af te ronden er niet voor zorgen dat het dossier dan nog onnodig lang beschikbaar blijft.

Andere verbeteringen

Naast bovenstaande verbeteringen zijn er ook een aantal zaken verbeterd op basis van feedback, support meldingen en andere constateringen. Hieronder een overzicht van deze wijzigingen.

Er is ondersteuning toegevoegd voor OpenOffice bestanden in de Inleveren en Beoordelen activiteit. Hierdoor kunnen deze bestanden nu ingeleverd en van feedback worden voorzien als deze worden ingeleverd in de document type Tekst, Werkblad en Presentatie.
Er is een verbetering ingevoerd in het proces van einddocumentatie genereren bij inleveren en beoordelen. Dit lost een probleem op waardoor het maken van het beoordelingsdocument soms onnodig faalde. Onderdeel hiervan is dat de annotatie database naar een cloud oplossing is gegaan om beter schaalbaar en beheersbaar te zijn.
In het studentenoverzicht wordt nu bij alle studenten de opleidingscode getoond als deze is aangeleverd voor de student. Voorheen werden deze enkel getoond bij MBO studenten, maar door groeiende relevantie in andere opleidingsniveaus hebben we dit aangepast.
Bij het maken van een match met een detachering is de tekenbevoegd persoon niet meer verplicht om in te vullen. Ook is bij het kiezen van deze persoon het niet meer verplicht dat deze van de organisaties in de detachering zelf komt, waardoor nu ook contactpersonen van moeder organisaties toegestaan zijn.
Als bij het afronden van een overeenkomst een eigen aantal uren wordt ingevuld, wordt nu ook automatisch de optie "eigen invulling van aantal uren" geselecteerd. Dit zorgt er voor dat mensen niet per abuis een andere optie kiezen na het invullen van deze informatie.
Bij het annuleren van een lopende overeenkomst aanpassen activiteit met gebruik van de BPVO koppeling wordt het al aangemaakte BPVO bericht irrelevant gemaakt. Vanwege een ouder probleem gebeurde dit niet altijd en konden hierdoor per abuis BPVO berichten die irrelevant moesten zijn verstuurd worden.
Bij het uitvoeren van digitaal ondertekenen van een BPVO terwijl de gekoppelde overeenkomst activiteit geannuleerd is, wordt er nu geen nieuw BPVO bericht meer aangemaakt na afronden van de ondertekening. Deze situatie kon voor een foutmelding zorgen. Er moet nu dus altijd een lopende of afgeronde activiteit gekoppeld zijn aan de ondertekening om BPVO berichten te genereren.
In het integratiemeldingen scherm werden soms meldingen met onderwijscomponent deelname berichten per abuis getoond als meldingen voor onderwijscomponenten. Dit issue is verholpen en alle berichten vanaf heden zullen in de goede berichtstroom getoond.
Er is een verbetering doorgevoerd in onze studentinschrijvingen integratie waardoor toekomstige inschrijvingen die we hebben ontvangen, daarna beëindigd worden door een einddatum mee te geven gelijk aan de begindatum, nu ook direct inactief worden gemaakt in OnStage ook al is de einddatum nog niet bereikt.

Verwijderde functionaliteiten

OnStage heeft als applicatie veel mogelijkheden. Sommige daarvan worden alleen nooit gebruikt of zorgen voor problemen of andere uitdagingen als we deze blijven ondersteunen. Hieronder geven we een overzicht van de functionaliteiten die zijn verwijderd en wat de impact hiervan is op gebruikers.

Automatisch bepalen toets zonder configuratie: Het oude mechanisme waar het bepalen van de toets gebeurt op basis van enkel de gekoppelde course en de toetsinschrijving is verwijderd uit de applicatie. Het nieuwe configuratie mechanisme, gecombineerd met een conversie van de bestaande situatie, moet er voor zorgen dat dit mechanisme niet meer nodig is. Blijven ondersteunen van het mechanisme kan er ook voor zorgen dat soms onverwacht een toetsresultaat toch wordt gepubliceerd voordat er configuratie keuzes zijn gemaakt, dit zien wij als onwenselijk voor gebruikers omdat dit niet doorzichtig is.