Release Datum

Release 2018R2 zal op dinsdag 27 maart na 19:00 uur beschikbaar zijn op alle OnStage Productie omgevingen.

Inleiding

Deze release staat in het teken van voorbereidingen ten aanzien van AVG ondersteuning en ondersteuning van 4-Ogen beoordeling in de Inleveren & Beoordelen activiteit.

Het is vanaf deze release mogelijk om verwijderregels in te stellen voor dossiers. We raden aan om tijdens de looptijd van deze release hiervoor op basis van beleid van uw onderwijsinstelling in ieder geval één standaard verwijderregel vast te leggen. In release 2018R3 zal de functionaliteit aangeboden worden om ook daadwerkelijk dossiers te verwijderen.

We zijn er zeer recent achter gekomen dat bij 4-ogen beoordeling het beoordelingsformulier van bijvoorbeeld de eerste beoordelaar niet beschikbaar komt in OnStage als deze eerste beoordelaar ook van de consilidatie van de beoordeling voor hun rekening neemt. Hierdoor is er niet altijd sprake van volledige verantwoording van beoordelingen van individuele beoordelaars bij 4-ogen beoordelingen. Wij raden u aan om de consequenties hiervan goed door te nemen voordat u productioneel gebruikt gaat maken van de 4-ogen functionaliteit van Inleveren & Beoordelen.

Wij gaan zo spoedig mogelijk deze situatie verhelpen.

Hiernaast zijn veel kleine punten opgelost. Hieronder volgt een volledige lijst van alle wijzigingen voor deze Release.

Sprint week 11 - 12

Tussenbeoordelingsformulieren in Inleveren en Beoordelen met 4-ogen

De formulieren van de individuele beoordelingen worden nu ook getoond, naast de tussenbeoordelingen.

 

Begeleidingsgroepen op dashboard houden rekening met ToDo instelling

Op het backoffice dashboard worden alleen nog begeleidingsgroepen getoond als het ToDo vinkje in de begeleidingsgroep aan staat voor de persoon.

 

Mergeveld HuidigeActiviteit.SignaalCode

Bij gebruik van dit mailmerge veld verscheen er een foutmelding in de uiteindelijke e-mail. Dit probleem is verholpen.

 

Sprint week 9 - 10

Inleveren & Beoordelen met 4-ogen

4-Ogen ondersteuning leunt sterk op het gebruik van beoordelingsformulieren vanuit OnStage. Daarom wordt 4-Ogen ondersteuning ook alleen aangeboden in combinatie met de ondersteuning op beoordelingsformulieren.

I&B Configuratie:

De configuratie van Inleveren & Beoordelen is uitgebreid ten behoeve van 4-Ogen ondersteuning

De volgende rollen worden ondersteund in het geval van 4-Ogen ondersteuning:

• Inleveren door: Eén of meer rollen die mogen inleveren
• Beoordelaars (minimaal 2 maximaal 3): Steeds één dossier- of activiteitrol. Begeleidingsgroeprollen worden hier niet ondersteund.
• Consolidator: Eén of meer rollen die de eindbeoordeling mogen geven.
• Beslissend consolidator (optioneel): Eén of meer rollen die de eindbeoordeling overneemt als de consolidator niet tot een eindoordeel mag/kan komen.
• Vrijgever (optioneel): Rol die via extra actie resultaten vrij kan geven in dossier voor andere personen zoals de inleveraar.

Daarnaast kan aangeven wie als beheerder op de activiteit kan optreden. Functioneel beheerder en key-user mogen dit altijd. Daarnaast wordt de beheerder van de begeleidingsgroep standaard aangeboden maar deze kan ook weer verwijderd worden.

I&B in dossier:

In het dossier wijst de werkwijze in een I&B activiteit zich vanzelf.

Na het inleveren door een inleveraar gaan de beoordelaars aan de slag. Zij krijgen pas te zien hoe de andere beoordelaar(s) hebben beoordeeld nadat ze hun eigen beoordeling hebben afgerond.

Hierna gaat de consolidator aan de slag. Dit kan ook één van de beoordelaars zijn als dat zo geconfigureerd is. Als de consolidator niet tot een eindbeoordeling kan komen dan kan hij/zij de beslissend consolidator inschakelen. Deze neemt dan de verantwoordelijkheid voor de eindbeoordeling over.

Als na de eindbeoordeling niet direct vrijgegeven mag worden dan kan middels een geconfigureerde vrijgever het vrijgeven van de beoordeling naar de student uitgesteld worden.

De systematiek is erop gebaseerd dat tussenbeoordelingen alleen beschikbaar zijn voor diegenen die daar ook echt toegang toe mogen hebben.

Gebruikers worden steeds via takenlijst en to-do bolletjes geïnformeerd dat ze aan zet zijn. Daarnaast kan geconfigureerd worden dat er berichten naar de personen gestuurd moeten worden op het moment dat ze aan zet zijn.

Opleidingen in BedrijvenPortaal

Bij het aanmaken/aanpassen van een vacature in het (nieuwe) BedrijvenPortaal krijgen gebruikers voortaan alleen de externe opleidingen te zien die gekoppeld zijn aan minstens één opleiding of team in OnStage. Hierdoor wordt voorkomen dat vacatures opgegeven in het bedrijvenportaal niet onder de aandacht van praktijkbureau medewerkers gebracht worden.

Naam document verkeerd in bijlage mailtemplate

Gemergde attachments kregen de naam van de mailtemplate ipv de naam van de documenttemplate. Deze aanpassing is al via een service actie beschikbaar gemaakt op productie.

Straatnaam kon afgekapt worden bij zelfgevonden vacature

Bij het het aanmaken van een nieuwe organisatie vanuit een dossier kon het voorkomen dat de straatnaam werd afgekapt. Hierdoor kon de situatie ontstaan dat de organisatie niet meer te openen was.

Vacaturebank filtering opleidingen

Als een student via het hoofdmenu naar de vacaturebank gaat, zonder dossiercontext, dan worden nu enkel opleidingen van actieve inschrijvingen in de filtering getoond. Voorheen stonden hier ook opleidingen van inactieve (bijvoorbeeld reeds beëindigde) inschrijvingen bij.

 

Tussenbeoordelingen in I&B met 4-Ogen

Na het consolideren worden de tussenbeoordelingen nu ook getoond, voor alle rollen behalve studenten.

 

Sprint week 7 - 8

Matchinglabels omgezet naar dossierkenmerken

De matchinglabels zijn omgezet naar dossierkenmerken. Deze kunnen nog steeds via het beheerscherm worden aangemaakt. De dossierkenmerken zijn daarna door medewerkers aan een dossier te koppelen vanuit de info-tab van het dossier of tijdens de matchings-massa-actie. In tegenstelling tot de oude labels kunnen er nu meerdere kenmerken aan een dossier gehangen worden. Bij de massa-actie matching kunnen deze kenmerken gebruikt worden om op te filteren. De kenmerken zijn ook voor de student zichtbaar op zijn of haar info-tab maar zijn niet aanpasbaar door de student. De kenmerken zijn niet zichtbaar voor externen.

Dossierkenmerken zullen in de toekomst ook in rapporten en dossierfiltering worden opgenomen. Dit is nog niet opgenomen in deze Release.

Initialen voor I&B naar accountgegevens

Om verwarring te voorkomen is het nieuwe initialen veld verplaatst van de persoonsgegevens naar de accountgegevens. Dit omdat het verschil tussen de initialen en voorletters niet duidelijk was en de initialen alleen relevant zijn voor personen die ook echt een account hebben.

Daarnaast worden de initialen vanaf heden ook goed gezet als persoonsgegevens voor medewerkers of studenten via SSP of webservice worden aangeleverd.

Privacy disclaimer voor studenten

In verband met AVG compliancy is er een privacy disclaimer pagina toegevoegd voor studenten. Op deze pagina staat een disclaimer en een overzicht van de gegevens die OnStage verwerkt van een persoon:

Deze pagina is in eerste instantie alleen beschikbaar voor studenten, maar zal later ook voor andere rollen beschikbaar komen.

Er is een extra optie toegevoegd aan het gebruikersmenu om deze pagina op te vragen:

 

Aanpassing dossierbegeleider rapportage

In de dossierbegeleiders excel rapportage worden nu ook de begin- en einddatum van dossiers getoond.

 

POK aanvragen konden onterecht verzonden worden

Op het POK validatie scherm werden POK's onterecht verzonden als deze waren geselecteerd via de massa-actie en vervolgens weer werden gedeselecteerd. Op het scherm waren de POK's dan niet meer geselecteerd maar bij het verzenden van een andere POK werden de voormalig geselecteerde POK's alsnog mee verzonden. Dit probleem is nu verholpen.

 

Functioneel beheerders en key-users kunnen begeleidingsgroep instellingen bewerken

Het is nu voor functioneel beheerders en key-users mogelijk om begeleidingsgroep instellingen aan te passen zonder dat ze als back-office medewerker op de begeleidingsgroep zijn vastgelegd. Voorheen was daar ook nog de rol van begeleidingsgroepbeheerder voor nodig. Zolang de functioneel beheerder of key-user geen rol heeft als begeleidingsgroepbeheerder kunnen de dossiers in read-only mode bekeken worden. Enige uitzondering hierop is de Inlever & Beoordelen activiteit. Deze kan al door een functioneel beheerder of key-user als beheerder ingezien/bewerkt worden.

Verwijderregels en archiveren voor dossiers

In deze release komen verwijderregels voor dossiers beschikbaar. Ook kunnen verwijderregels al aan proces- en activiteittemplates gekoppeld worden.

Voor het opruimen van dossiers of de activiteit inhoud moeten er één of meer verwijderregels gedefinieerd worden.

Verwijderregels worden beheerd via de basisgegevens en staan onder de sectie Stage.

In dit scherm kunnen meerdere verwijderregels worden gedefinieerd die gebruikt kunnen worden in proces- en activiteittemplates.

Zodra de eerste verwijderregel wordt toegevoegd is dit ook direct de standaard verwijderregel. Deze regel wordt gebruikt voor het bepalen van de opruimdatum van dossiers waarvoor geen verwijderregel is vastgelegd op de bijbehorende procestemplates.

De standaard verwijderregel kan ook niet worden weggegooid. Het is wel mogelijk om een andere verwijderregel als standaardregel te markeren, waarna de regel wel verwijderd kan worden.

Bij het toevoegen van een verwijderregel wordt er standaard een periode van 84 maanden (7 jaar) gebruikt en als moment kan er worden gekozen tussen Na beëindiging onderwijsinschrijving en Na afronden dossier.

Deze verwijderregels kunnen in een procestemplate of een activiteittemplate worden gebruikt.

Naast verwijderregels kunnen ook archiveringsinstellingen vastgelegd worden op de I&B activiteittemplates. Opties zijn: Documenten versturen naar extern archiefsysteem na afronden activiteit of na afronden dossier.

Archiveringsregels zijn bedoeld voor het versturen van de documenten naar een extern archiefsysteem. Deze instelling staat standaard niet aan. Voor het gebruik hiervan is een extra licentie nodig. Daarnaast worden kosten in rekening gebracht voor het aansluiten en testen van de webservice van een extern archiefsysteem.

Als er een archiveringsinstelling is gekozen op een I&B activiteit, dan zal de inhoud van een activiteit of een dossier pas opgeruimd kunnen worden als de data van de activiteit gearchiveerd is.

In release 2018R3 zal de verwijderlogica verder uitgewerkt gaan worden in de volgende stappen:

• Bepalen verwijderdatums op activiteiten en dossiers
• Beheerder laten beslissen t/m welke datum verwijderd mag worden
• Effectief verwijderen van activiteiten en dossiers

Sprint week 5 - 6

Studentprivacy in dossier

Er is een nieuw activiteittype toegevoegd om de privacy instellingen van studenten binnen een dossier op te geven. Hiermee kan een gebuiker instellen welke gegevens voor bedrijfscontacten zichtbaar zijn. Deze activiteit kan in een stappenplan als verplichte stap worden opgenomen en/of als optionele stap. Standaard zullen voor elk nieuw dossier de aangegeven gegevens niet meer zichtbaar zijn voor bedrijfscontacten. Voor medewerkers van de onderwijsinstelling zelf verandert er niets. Zij blijven de gegevens (die immers uit het studentinformatiesysteem komen) zien.

 

Deze nieuwe activiteit heeft verder geen specifieke configuratieopties.

Heropenen alleen voor gebruikers met een login

De instelling "Mag activiteiten heropenen" bij de rechten van medewerkers kon voorheen bij medewerkers zonder account aangevinkt worden en dit leverde foutmeldingen op. Deze instelling kan nu niet meer aangezet worden voor medewerkers zonder login.

Sprint week 3 - 4

Inactieve controleregels

Als controleregels worden verwijderd uit een proces template dan kon het gebeuren dat ze nog steeds in dossiers werden getoond. Het resultaat van deze controleregels werd nooit meer bijgewerkt en dit kon voor permanente rode bolletjes zorgen. Dit probleem is verholpen.

 

Ontvangt notificaties geldt niet meer voor mailings

De instelling "Ontvangt notificaties" bij backoffice medewerkers in begeleidingsgroepen bepaalde voorheen ook of dossiermailings naar die persoon werden gestuurd. Deze instelling geldt nu alleen nog maar voor geconfigureerde notificaties in proces- en activiteittemplates, niet meer voor mailings.

 

Validatie minimaal aantal dagen in dossier

Er zijn twee begeleidingsgroep instellingen toegevoegd waarmee afgedwongen kan worden dat een dossier een minimale en maximale duur heeft:

• Minimaal aantal weken
• Maximaal aantal weken

Deze instellingen worden in de Overeenkomstgegevens stap en de Vastleggen dossierdatums stap gebruikt bij het vastleggen van de begin- en einddatum.

 

Extra dossier aanmaken vanuit dossier

Het is nu mogelijk om vanuit een dossier een extra dossier aan te maken voor de student binnen dezelfde begeleidingsgroep. De omweg via het oude dossieroverzichtscherm is hierdoor voor deze actie niet meer nodig.

 

Deze knop is beschikbaar voor medewerkers met de Functioneel Beheerder en Key User rol en voor Backoffice medewerkers met de Begeleidingsgroepbeheerder rol in de begeleidingsgroep van het dossier.