Hieronder volgen de release notes van OnStage versie 27, die op 21 februari 2023 wordt geleverd. Dit document beschrijft alle wijzigingen die onderdeel zijn van deze release en een uitleg over de nieuwe versie nummering van OnStage

Tijdens ontwikkeling hebben wij ons gefocust op de ontwikkeling van het kunnen beheren van beschikbare activiteitsoorten. Daarnaast hebben we een wijziging doorgevoerd in de mogelijkheden voor inloggen op OnStage4Business en het aanpassen van deadlines door per dossier activiteit.

Deze release notes bevatten een volledig overzicht van alle wijzigingen. De opname van de release event is hier te vinden.

Aanpassingen versienummer OnStage

Als onderdeel van onze veranderingen in onze release kalender is de oude release nummering niet meer up-to-date. De oude nummering waarin voor major releases jaartal en release nummer werden gecombineerd was altijd gelinkt aan specifieke maanden in het jaar.

Omdat wij vanaf 2023 op verschillende momenten in het jaar major releases kunnen uitleveren is het wenselijk om dit aan te passen. Door het verschil te maken met voorheen weten we allemaal ook in de toekomst nog dat deze release niet op een specifiek gepland moment plaats vond. We stappen daarom vanaf heden af van het opnemen van een jaartal in de release nummers en zullen gaan communiceren met de versienummers die al jaren lang op de achtergrond gebruikt werden en zichtbaar waren voor gebruikers onder onze copyright informatie.

Het huidige onderhuidse versienummer is 27, en dit nummer zal in elke patch of release veranderen. Een release nummer wordt vanaf nu opgebouwd uit een major release, een minor release en eventueel een patch nummer. Deze nummers tellen op afhankelijk van het soort release.

Patches en hotfixes:Als wij een patch of hotfix moeten leveren op deze release voordat er een minor release komt, zal deze nummer 27.0.1 krijgen. Gebeurt dit na de 1e minor release zal het nummer 27.1.1 zijn.
Minor releases: Wanneer wij na deze release een minor release leveren, zal deze versie 27.1 zijn, daaropvolgende minor release is versie 27.2, et cetera.
Major release:Nummers worden doorgeteld totdat er een nieuwe major release wordt geleverd. De eerstvolgende major release zal versie 28 worden.

Voor meer informatie over het verschil tussen major releases, minor releases en patches verwijzen wij je naar onze release kalender.

Activiteitsoortenbeheer

Als hoofdonderwerp van release 27 is een optie toegevoegd voor beheerders om zelf te kunnen bepalen welke activiteitsoorten wel en niet beschikbaar zijn om te gebruiker in templates en dossiers. Deze functionaliteit is ontwikkeld om een instelling die beperkter gebruik maakt van OnStage dan het hele pakket meer controle te geven over welke activiteiten wel en niet beschikbaar zijn voor hun gebruikers. Het doel is om hiermee complexiteit in gebruik en beheer te verminderen doordat ongebruikte activiteiten niet meer afleiden.

Activiteitsoortenbeheer in basisgegevens

Oplevermoment:	OnStage 27
Onderwerp:	De beschikbaarheid van activiteiten kan ingesteld worden door de functioneel beheerders

Er is een scherm toegevoegd in de basisgegevens die het voor de beheerder mogelijk maakt om de beschikbaarheid van specifieke activiteitsoorten te beheren.

In dit scherm kan geconfigureerd worden welke activiteitsoorten voor welke vacature types en trajectsoorten (voortraject, begeleidingstraject) beschikbaar zijn. Ook kan geconfigureerd worden welke activiteitsoorten gepland (in het stappenplan), optioneel, en ad-hoc uitgevoerd mogen worden. Deze configuratie wordt toegepast bij het bewerken van proces templates en bij het ad-hoc toevoegen van activiteiten in dossiers.

Mutaties in dit scherm worden direct opgeslagen. Als een activiteit hier wordt uitgeschakeld is deze niet meer beschikbaar om toe te voegen, bestaande varianten van de activiteit en in templates blijven bestaan.

Als onderdeel van deze ontwikkeling hebben we nog wel rekening gehouden met enkele logische beperkingen in activiteiten. Zo kan een matching activiteit nooit ad hoc of optioneel worden toegevoegd, of een I&B activiteit ad hoc worden toegevoegd.

De beschikbaarheid van optionele en ad hoc activiteiten die een specifieke eerdere activiteit nodig hebben om gebruikt te kunnen worden werkt nog steeds als voorheen.

De Servicedesk van Xebic kan vanaf heden ook specifieke activiteitsoorten volledig aan en uitzetten voor specifieke onderwijsinstellingen. Wanneer dit gedaan is, zal de activiteit ook in deze beheerlijst voor functioneel beheerders niet voorkomen. Als dit gewenst is, dan kunnen jullie hier een aanvraag voor indienen bij onze Servicedesk.

LET OP:Om OnStage goed te laten werken is het van belang dat elk dossier een voortraject én begeleidingstraject heeft met minimaal één geplande activiteit. Bij beheren van activiteitsoorten is het daarom van belang dat je minimaal één activiteitsoort gepland beschikbaar houdt per trajectsoort én opdrachtsoort.

I&B Deadlines uitbreiding

Als onderdeel van deze release, en ter ondersteuning van de startende pilots voor het gebruik van deadlines, hebben wij een uitbreiding gedaan in het beheren van deadlines. Eerder is een functionaliteit geleverd om deadlines toe te voegen aan een I&B activiteit welke geldt voor alle dossiers in de begeleidingsgroep. We hebben nu de mogelijkheid toegevoegd om per dossier deze deadline aan te kunnen passen mocht dit nodig zijn.

Aanpassen deadline per dossier

Oplevermoment:	OnStage 27
Onderwerp:	Beheerders en mits gewenst beoordelaars kunnen deadline aanpassen per dossier

Wanneer de ingelogde gebruiker de juiste rechten heeft, kan deze de deadline per dossier aanpassen. De mutatie is enkel zichtbaar tijdens de inleveren fase van een I&B activiteit.

Of de deadline aangepast kan worden is zichtbaar door de edit knop bij de deadline in de activiteit:

Wanneer de gebruiker op deze knop klikt, verschijnt de "Deadline aanpassen" dialoog, waarin de gebruiker een nieuwe deadline op kan geven.

Het is hierbij verplicht om een reden in te vullen. Deze reden is terug te vinden is in de activiteitlog van de activiteit en wordt gekoppeld aan de persoon die de actie uitvoert.

Toegang tot aanpassen deadline:

De toegang tot het aanpassen van de deadline per dossier is als volgt geregeld:

Standaard is deze actie beschikbaar voor de beheerder van de begeleidingsgroep en de beheerder van de I&B activiteit.
In het procestemplates kan via de instelling "Beoordelaar mag deadline aanpassen" ingesteld worden dat de beoordelaar deze mutatie ook mag doen.

OnStage4Business inlog uitbreidingen

Xebic maakt enige tijd gebruik van een eigen Identity service voor sommige van onze producten. Voor OnStage zijn wij druk bezig deze te implementeren voor een toekomstige release, maar voor OnStage4Business wordt deze al enige tijd gebruikt. Er is een aanpassing gedaan in de mogelijkheden van deze service, specifiek als het gaat om het valideren van een e-mail adres.

Validatie door middel van code

Oplevermoment:	OnStage 27
Onderwerp:	Bij validatie wordt nu een mail met 6-letterige code gebruikt

Het werken met een mail met validatielink kon voor gebruikers verwarrend zijn. Dit omdat de validatielink in de standaardbrowser van de gebruikers wordt getoond terwijl de gebruiker de registratie in een andere browser gestart kon hebben. Daarnaast was het nodig om de gebruiker extra te valideren in de situaties waarin we impliciete flows door expliciete flows hebben vervangen. Ook hiervoor was het wenselijk om de validatiecode te gebruiken.

De getoonde 6 tekens zijn altijd medeklinkers en hoofdletters om verwarring over cijfers/letters en (hoofd)letters bij de gebruiker te voorkomen.

Als een gebruiker(extra) gevalideerd moet worden, wordt onderstaand scherm getoond:

blobid0

De mail met validatiecode die gebruiker ontvangt ziet er als volgt uit:

Het gebruik van codes als deze is al enige tijd marktstandaard en wij verwachten daarom ook dat gebruikers geen probleem zullen hebben met in gebruik nemen hiervan.

Aanpassingen nieuwe user interface

Als onderdeel van deze release zijn er ook weer een aantal uitbreidingen doorgevoerd op de nieuwe user interface om deze zo snel als kan uit de bèta-fase te halen. Belangrijkste wijziging is het toevoegen van nieuwe activiteitsoorten in de nieuwe standaard.

Contactgegevens vastleggen nieuwe UI

Oplevermoment:	OnStage 27
Onderwerp:	Contactgegevens vastleggen activiteit is beschikbaar in nieuwe UI

De contactgegevens vastleggen activiteit is beschikbaar gemaakt in de nieuwe user interface.

De gebruiker kan boven in de activiteit verschillende adressoorten kiezen en daarna per soort de gegevens invullen. Er zijn functioneel geen wijzigingen ten opzichte van de activiteit in de oude user interface.

Kenmerken vastleggen nieuwe UI

Oplevermoment:	OnStage 27
Onderwerp:	Kenmerken vastleggen activiteit is beschikbaar in nieuwe UI

De kenmerken vastleggen activiteit is beschikbaar gemaakt in de nieuwe user interface.

Kenmerken staan in twee kolommen die onder elkaar komen wanneer een gebruik op mobiele telefoon werkt. Afronden is beschikbaar nadat de minimale opties zijn geselecteerd. In het voorbeeld hierboven is dat minimaal 1 in groep 2, en allemaal in groep 3.

Privacy instellingen nieuwe UI

Oplevermoment:	OnStage 27
Onderwerp:	Privacy instellingen activiteit is beschikbaar in nieuwe UI

De privacy instellingen activiteit is beschikbaar gemaakt in de nieuwe user interface.

Functioneel werkt de activiteit nog hetzelfde als voorheen. Als de opties zijn aangevinkt dan krijgt de praktijkorganisatie, bij inloggen via O4B, enkel de aangevinkte gegevens te zien.

Verbetering in zoek student functie

Oplevermoment:	OnStage 27
Onderwerp:	Zoek student functie in de bovenbalk reageert sneller en beter

We kregen veel feedback van key-users en beheerders dat de zoeken-student-functie niet goed werkte in de nieuwe UI. Vooral dat tijdens het typen deze bleef hangen en het zoeken geen goede feedback gaf tijdens de invoer en erna. We hebben hier een paar verbeteringen in gedaan.

Ten eerste kan je nu doortypen tijdens het laden en zal deze dus niet blijven hangen terwijl resultaten geladen worden. Dit werkt nu dus hetzelfde als de oude user interface.

Daarnaast hebben we een indicatie van laden en een laadbalk toegevoegd tijdens het laden van resultaten, zodat je als gebruiker betere feedback krijgt dat de applicatie bezig is.

Als laatste hebben we nu ook een melding toegevoegd als een zoekopdracht geen resultaten geeft, zodat je als gebruiker niet onnodig wacht omdat je denkt dat er misschien nog resultaten komen.

Wij verwachten dat met deze set veranderingen de ervaring van dit zoekscherm sterk zal verbeteren en horen graag jullie feedback op deze aanpassing van een kern functionaliteit van de applicatie.

Filtering als er geen opties zijn

Oplevermoment:	OnStage 27
Onderwerp:	Wanneer er geen filter opties zijn is filter knop niet meer beschikbaar

In sommige schermen is het mogelijk dat er geen filter opties zijn in lijsten waar wel filtering is. Een voorbeeld is de activiteitenlijst voor studenten als er geen activiteiten zijn. In die situaties was er nog wel een filterknop beschikbaar, maar kreeg de gebruiker een lege pop-up.

We hebben er voor gezorgd dat in deze situaties de filterknop uit staat.

Beter ruimtegebruik in onderste deel van menu

Oplevermoment:	OnStage 27
Onderwerp:	Taal selecteren en profile pagina link in menu met genoeg ruimte

In een eerdere versie is de taal selectie en de directe link naar de profiel pagina van de gebruiker uit het menu gehaald voor gebruikers met minder horizontale ruimte op hun scherm. We hebben deze opties weer toegevoegd als je scherm hier wel de ruimte voor heeft naast de opengeklapte menu's.

Ook wordt het openklap menu bij klikken op de naam nu niet meer enkel de breedte van het menu gebruikt maar wordt de benodigde breedte bepaald door welke opties beschikbaar zijn.

Hoofdkleur ook in adresbalk op mobiel

Oplevermoment:	OnStage 27
Onderwerp:	De hoofdkleur in de bovenbalk gaat nu ook over in de adresbalk op mobiele browsers

Verschillende mobiele browsers bieden de mogelijkheid om de hoofdkleur van een applicatie ook in de adresbalk van de browser te tonen. Als de browser dit toestaat, dan maken wij hier nu gebruik van en zal daarmee dus de Xebic hoofdkleur, of de onderwijsinstelling gekozen hoofdkleur, ook daar zichtbaar worden.

Hieronder een voorbeeld:

LET OP:Alhoewel dit in veel situaties goed werkt, weten we dat niet alle browsers en niet alle thema's van browsers dit toestaan. Het belangrijkste voorbeeld hierin is Google Chrome. Deze browser staat dit wél toe in het standaard thema, maar hun donkere modus (darkmode) thema ondersteunt dit niet.

Verschillende verbeteringen

Oplevermoment:	OnStage 27
Onderwerp:	Overzicht diverse verbeteringen nieuwe UI

Naast de bovengenoemde punten zijn er ook nog een aantal kleine verbeteringen doorgevoerd. Hieronder een overzicht:

Openstaande waarschuwingen op backoffice dashboard is nu weer klikbaar en leidt naar het Alerts scherm.
Privacy disclaimer pagina regels suggereren niet meer aanklikbaar te zijn door een mouse-over effect te hebben.
Pogingen en deadlines worden in I&B activiteit als een chip getoond in plaats van als een tab. Dit is een tijdelijke oplossing totdat de volledige I&B activiteit implementatie is gedaan.
In de nieuwe user interface werd er geen rekening meer gehouden met de begeleidingsgroep instelling 'Afronden in de toekomst toestaan'. Hier wordt nu weer rekening mee gehouden in de mijlpaal, gesprek, bezoek, en beoordeling activiteiten.
Een issue met de styling bij het toevoegen van een contactpersoon vanuit het vacatureaanbod scherm is verholpen. Door dit probleem kon deze handeling niet goed gedaan worden.
Bij het selecteren van courses in een begeleidingsgroep waren de 'vanaf' en 'tot' datum velden te klein gemaakt, dit issue is verholpen.

Daarnaast hebben we veel feedback gehad dat gebruikers niet altijd goed weten in een dossier activiteit wat de volgende actie is. Dit komt deels omdat wij de standaard MDC implementatie voor acties onder in een popup hier gebruiken. De tekst zonder knop er omheen is niet altijd duidelijk, vooral als er veel te doen is in de activiteit.

We zijn bezig met onderzoek en interne experimenten of we een manier kunnen vinden om de knoppen duidelijker te maken voor zowel desktop als mobiel en we misschien zelfs de meest waarschijnlijke actie (zoals inleveren, afronden, beoordelen, matchen etc.) meer zichtbaar te maken. Hierover in de toekomst meer informatie, maar als je nu al ideeën hebt dan horen we dit graag.

Diversen

Naast bovenstaande wijzigingen zijn er een aantal andere zaken veranderd en opgelost in deze release en in hotfixes sinds de vorige release. Hieronder een overzicht van al deze wijzigingen.

Management informatie module fix

Oplevermoment:	27 januari 2023
Onderwerp:	MI export werkte enige tijd niet meer naar behoren

Vanwege de wijzigingen in het flexibiliseren van vacaturesoorten werkte meerdere manage informatie exports niet meer. De dagelijkse export was hierdoor enige tijd niet meer beschikbaar. Op 26 januari 2022 is dit probleem verholpen en vanaf 27 januari zijn de dagelijkse exports weer succesvol.

Plagiaatscans werden tijdelijk niet goed verwerkt

Oplevermoment:	26 januari 2023
Onderwerp:	Vanwege aanpassingen in 2022R6.3 werden tijdelijk plagiaatscans niet meer verwerkt

Als onderdeel van release 2022R6.3 was een wijziging omtrent het afhandelen van embargo opgenomen, deze wijziging had als ongewenst bij effect dat meerdere plagiaatscan aanvragen hierdoor niet meer goed verwerkt werden. Dit probleem is op woensdag 25 januari na levering van 2022R6.3 geconstateerd en de dag erna verholpen. Alle gefaalde scans zijn opnieuw uitgevoerd.

Enquête activiteit voor O4B gebruikers

Oplevermoment:	OnStage 27
Onderwerp:	Sommige O4B gebruikers kregen soms onterecht niet een enquête activiteit te zien

Voor scholen die gebruik maken van de OnQuest-module
Als een O4B gebruiker een to-do had voor het invullen van een enquête dan kon het zo zijn dat er geen knop beschikbaar was in het dossier om de enquête te openen. Dit probleem is verholpen.

Digitaal ondertekenen annuleren status in activiteit

Oplevermoment:	OnStage 27
Onderwerp:	In I&B activiteit is het nu duidelijk dat de digitaal ondertekenen sessie geannuleerd is

Als je een I&B activiteit afrondt, terwijl er een digitaal ondertekenen sessie is aangevraagd, dan wordt die digitaal ondertekenen sessie geannuleerd. Als je daarna de activiteit heropend dan werd als status bij de ondertekenaars "Wachten" getoond, wat impliceert dat er nog ondertekend kan worden. Maar in deze situatie is de digitaal ondertekenen sessie geannuleerd. Deze status wordt voortaan goed getoond in een (heropende) I&B activiteit met een geannuleerde digitaal ondertekenen sessie.