Versie: OnStage 28.24
Productie release moment: 13 mei 2025

Deze release notes bevatten een volledig overzicht van alle geleverde wijzigingen.

In deze release hebben wij ons gefocust op een aantal verbeteringen in de vormgeving en gebruikerservaring. Specifiek in het kader van het aanmaken van een vacature vanuit het dossier en in het beheren van begeleidingsgroep opties.

Daarnaast hebben we natuurlijk ook weer veel verbeteringen gedaan op basis van feedback en meldingen die bij ons zijn binnen gekomen.

Release momenten

Hieronder volgt een overzicht van alle relevante momenten voor deze release:

	Datum	Update window
Testomgeving	7 mei	2:00 – 5:00 uur
Release presentatie	8 mei	11:00 – 12.00 uur
Productieomgeving	13 mei	5:00 uur – 8:00 uur
Cursusomgeving	14 mei	6:00 uur – 8:00 uur

Tijdens de installatie van deze release is de omgeving enige tijd niet beschikbaar.

Release presentatie

Hier volgt de opname de release presentatie die is gegeven op 8 mei jl.

Vacature aanmaken vanuit het dossier

Het aanmaken van een vacature vanuit het dossier was één van de schermen die nog niet was omgezet naar de nieuwe gebruikerservaring. Op basis van feedback na de recentelijke ontwikkeling om het kiezen van organisaties in dit scherm te verbeteren, zijn we verder gegaan en hebben we het gehele scherm opnieuw aandacht gegeven om dit op te nemen in de moderne, mobile first, gebruikerservaring.

Verbeterde gebruikerservaring bij aanmaken vacature vanuit dossier

Het zelfgevonden vacature vastleggen scherm, dat beschikbaar is vanuit het dossier, is omgezet naar de nieuwe gebruikerservaring stijl en standaarden.

De gebruiker zal na het kiezen van een zelf gevonden stageplaats een nieuw scherm in komen waar deze de naam op kan geven, een organisatie kan kiezen en daarna per rol de contactpersoon kan selecteren in een dropdown. Het belangrijkste verschil met hiervoor is dat de contactpersonen nu kunnen worden gekoppeld per rol in plaats van dat je eerst een contactpersoon kiest en daarna hier één of meer rollen aan geeft. Er staan altijd minimaal 2 blokken op het scherm met de tekenbevoegd persoon en werkbegeleider rol. In deze blokken is een lijst beschikbaar met alle personen met die rol in de geselecteerde organisatie.

Als de gebruiker klaar is met invullen, dan klikt deze op Opslaan onder in beeld of in de bovenbalk. Om terug te gaan klik je op annuleren onderin beeld of in de bovenbalk.

LogBook beoordelaar rol bij aanmaken vacature vanuit dossier

Op basis van feedback werd duidelijk dat de rol LogBook beoordelaar of uren registratie verwarrend is voor situaties waarin de LogBook module niet wordt gebruikt. We hebben er daarom als eerste in dit scherm voor gekozen om alleen als de module aan staat voor een school de rol LogBook beoordelaar zichtbaar te maken.

De mensen die je mag kiezen in dit blokje zijn ook afhankelijk van het hebben van één van de andere rollen, de namen bij deze rol worden dus bepaald door de namen gevuld als tekenbevoegd persoon en werkbegeleider.

In een toekomstige release willen we dezelfde beperking en interactie ook gaan toevoegen in het beheren van een logbook beoordelaar vanuit de dossier activiteiten en bij het contacptersonen beheer in het organisaties scherm.

Aanpassingen in automatisch invullen van contactpersoon bij aanmaken vacature vanuit dossier

Wat ook anders is dan voorheen, is dat we niet meer altijd standaard een contactpersoon automatisch invullen na het kiezen van een organisatie. In het verleden probeerden we altijd één contactpersoon te bepalen om automatisch in te vullen, ook als deze rol niet verplicht was om in te vullen. Omdat het soms onwenselijk is hebben we besloten het automatisch vullen enkel nog te doen als de rollen verplicht zijn.

Dit houdt in dat alleen als in de begeleidingsgroep configuratie staat aangegeven dat een tekenbevoegd persoon of werkbegeleider verplicht is er automatisch een contactpersoon wordt ingevuld. Dit is afhankelijk van of wij uniek één persoon kunnen bepalen voor de verplichte rol. We bepalen dit eerst op basis van de contactpersoon optie 'ook voor vestigingen' die bij de rol aangegeven kan worden. Als de organisatie maar één iemand heeft met de betreffende verplichte rol, dan wordt die gekozen. Als dit niet het geval is, dan kijken we naar de optie 'ook voor vestigingen' die bij de rol hoort. Als die ook niet exact één contactpersoon geeft, dan vullen we geen contactpersoon in.

Met deze veranderingen verwachten we de gebruiker zo goed mogelijk de echt benodigde keuzes aan te bieden zonder dat we onterecht automatisch iets voor de gebruiker invullen wat mogelijk fout is.

Verbeteringen in gebruikerservaring

Als onderdeel van deze release hebben we nog een aantal andere verbeteringen in de gebruikerservaring doorgevoerd. De meest belangrijke hierin is het aanpassen van de begeleidingsgroep instellingen. Dit is gedaan in voorbereiding op toekomstige ontwikkelingen voor het verbeteren van backoffice rechten beheer en de komende optie om links naar externe applicaties toe te kunnen voegen aan het voorblad van dossiers.

Begeleidingsgroep instellingen scherm

Zowel in onze oude user interface, als in de eerste implementatie van onze nieuwe interface, was het zo dat alle begeleidingsgroep instellingen, dossier documenten, backoffice rechten, I&B configuraties, etc. als aparte tabs beschikbaar waren boven in beeld. Zie hieronder een voorbeeld test groep.

Het nadeel hiervan is dat extra schermen toevoegen er voor zorgt dat er meer en meer tabs nodig zijn, en dat opties niet echt gemakkelijk te vinden zijn als ze in aparte tabs zitten. Omdat we de komende periode meerdere wijzigingen in de opties hier willen gaan doen, hebben we opnieuw gekeken naar hoe de interactie hier gaat en hebben we ons laten inspireren door hoe moderne browsers hun instellingen managen.

Op basis daarvan hebben we dus besloten om één begeleidingsgroep instellingen scherm te maken waarin gebruikers de oude tabs als menu opties links in beeld zien om doorheen te kunnen klikken. De beschikbare groepen links zijn grotendeels hetzelfde als die voorheen als tabs beschikbaar waren voor de gebruiker, afhankelijk van hun rechten en school opties. Zie hieronder een voorbeeld hoe dit er uit ziet:

Wat er anders is dan voorheen, is dat we één nieuw tabje hebben gemaakt voor Courses (en in de toekomst Toetsen) om dit los te trekken van de algemene opties. Daarnaast hebben we er voor gekozen om het I&B tab en het Kenmerken tab altijd zichtbaar te hebben, ook als het proces geen activiteiten heeft met één van beide. Als je dit opent zie je of de instellingen relevant zijn.

Hoe kom ik in dit nieuwe scherm nu er geen tabjes meer zijn?

Als je de rechten hebt om instellingen in te kunnen zien of aan te passen zie je rechtsboven in beeld nu een opties/instellingen icoontje. Door hier op te klikken open je het nieuwe scherm.

Als de school Inleveren en Beoordelen gebruikt kan het gebeuren dat er een nieuwe versie voor een configuratie beschikbaar is. Voorheen gaf het tabje hier een indicatie voor. Deze indicatie is nu toegevoegd aan het icoontje rechtsboven in beeld, zoals je in het voorbeeld hierboven ziet.

Na het openen zie je dan bij de groep van Inleveren en beoordelen een getal van hoeveel I&B configuraties je zou kunnen bijwerken, zoals je hieronder ziet.

Als in de toekomst andere instellingen ook op deze manier een indicatie van aanpassing nodig hebben dan zal een vergelijkbaar mechanisme gebruikt worden. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin we niet automatisch kunnen gaan bepalen welke toets een student heeft voor onze resultatenkoppeling, waarin we een waarschuwing als deze willen geven zodra je de begeleidingsgroep opent en rechten hebt om dit op te lossen.

Als laatste was in de oude versie de kleur van de begeleidingsgroep altijd zichtbaar in het 1e tabje van Dossiers. Om er voor te zorgen dat de kleur altijd nog zichtbaar is in dit scherm hebben we die indicatie van kleur nu vooraan het Trefwoord veld geplaatst, zoals je hierboven ziet.

Deze variant is nog een eerste versie, waarin we nog niet de plek van de meeste instellingen hebben aangepast, of een zoek functie naar specifieke instellingen hebben toegevoegd. Dit zijn beide zaken die we nog willen gaan doen. In de toekomst komen nog meer uitbreidingen in zowel welke instellingen beschikbaar zijn, als hoe deze instelling beheerd kunnen worden.

Het doel van dit alles is om het werk van beheerders en backoffice medewerkers te versimpelen terwijl we hun tegelijk ook meer opties te geven.

Vacaturebank kaart en route berekening

Op basis van een analyse van de kosten die wij maken voor het gebruik van Google Maps hebben we moeten beslissen om de Google Maps kaart niet meer direct zichtbaar te hebben bij het openen van een vacature in de vacaturebank of bij groep/collectief matchen. Dit zal de kosten die wij hiervoor hebben sterk moeten verminderen. Daarbij hebben we ook meteen gekeken naar hoe we de functionaliteiten van de kaart en route berekening nog verder kunnen verbeteren.

Ten eerste hebben we in plaats van het direct openen van de kaart een 'Open kaart' knop toegevoegd bij de organisatiegegevens. Deze knop opent de Google Maps kaart in een grotere popup dan het kleine blokje voorheen. Dit zorgt daarmee voor meer informatie en een betere gebruikersvriendelijkheid van de kaart. Zo ziet de gebruiker nu een groter gebied om de locatie heen, is er een full screen knop beschikbaar, en kan deze gemakkelijker wisselen tussen kaart, satelliet en street view mogelijkheden.

We hebben er daarnaast voor gezorgd dat de route berekening voor 9292ov en google maps beide beschikbaar is via een directe knop bij de organisatie details, maar ook bij het openen van de kaart.

We hebben daarbij ook meteen er voor gezorgd dat de gebruiker gemakkelijker kan wisselen tussen de 9292ov en Google route berekening zonder dat per se de popup gesloten moet worden, door naast de route berekenen knop ook nog het andere alternatief te tonen.

Met deze set wijzigingen hopen wij, naast de kosten van het gebruik voor ons te verlagen, er ook voor te zorgen dat gebruikers nog beter gebruik kunnen maken van de kaart functies.

Test omgeving indicatie nu altijd zichtbaar

Voorheen was de test indicatie het vervangen van de kleur van de bovenbalk met een gele kleur. We hebben in de vorige release dit vervangen met een Test indicatie naast de naam van het geöpende scherm zoals je hieronder ziet.

Deze indicatie was alleen, net als de gele balk hiervoor, niet zichtbaar als je een subscherm opende met nieuwe context. In dit geval werd de bovenbalk altijd grijs met nieuwe acties. Dit gebeurde onder andere bij openen van een activiteit en vacaturedetails in de Vacaturebank.

Voor zo goed mogelijke duidelijkheid hebben we besloten om de Test indicatie nu ook in deze schermen te tonen op dezelfde manier als we op andere schermen doen.

Diverse oplossingen en verbeteringen in gebruikerservaring

Naast bovenstaande wijzigingen hebben we nog een aantal andere verbeteringen doorgevoerd om de gebruikerservaring te verbeteren:

Als je in darkmode vacatures selecteerde om er een voorkeur van te maken, was de tekst niet goed leesbaar. Dat is opgelost.
In de titelbalk van de regio's pagina bij de applicatie instellingen zat er een typefout in naam waardoor de apostrof niet goed werd getoond. Dat is opgelost.
Als de laatste activiteit in het voortraject werd afgerond, en er was geen begeleidingstraject gekoppeld, dan was de "Heropen dossier" knop zichtbaar terwijl de "Heropen activiteit" knop zichtbaar had moeten zijn. Dit probleem is verholpen.
Organisaties scherm toonde nog een oude functionaliteit van Social media accounts voor contactpersonen wat voor problemen kon zorgen in sommige situaties. We hebben de indicaties verwijderd uit OnStage. Bij het omzetten van de oude naar nieuwe vormgeving voor dit scherm zullen we opnieuw kijken naar hoe we deze informatie gaan tonen.

Verbeteringen in overeenkomst activiteit

Op basis van enkele meldingen van klanten en gebruikers hebben wij een aantal verbeteringen doorgevoerd in het kader van de overeenkomst activiteit. Deze had vooral een aantal issues in het gebruik van de aanpassen overeenkomst, zowel bij het gebruik met BPVO als zonder. Hieronder een overzicht van deze wijzigingen.

BPVO aanpassen of verlengen voor Afgedrukte BPVO

Voorheen kon een Overeenkomst verlengen activiteit vaak ook uitgevoerd worden als de overeenkmost status Afgedrukt was. Dit klopt alleen niet, omdat een Afgedrukte overeenkomst nog niet is ondertekend en daarom zijn mutaties daarop nooit verlengingen, enkel aanpassingen. Verlengen mag alleen maar als de overeenkomst status Definitief/Ondertekend is .

Dit is nu aangepast zodat de Overeenkomst verlengen activiteit alleen kan worden toegevoegd als de overeenkomst status Definitief/Ondertekend is.

Aanpassen begindatum overeenkomst

Bij het uitvoeren van een 'Overeenkomst aanpassen'-activiteit kan voortaan de begindatum worden aangepast.
Alleen als via de BPVO-koppeling de BPV bekend is in het SIS, is het wijzigen van de begindatum in deze activiteit niet meer mogelijk.

Overige verbeteringen

Naast bovenstaande wijzigingen hebben we zoals altijd ook nog een aantal andere verbeteringen doorgevoerd op basis van klant meldingen en doorontwikkeling. Hieronder een overzicht van deze wijzigingen.

Laatste inlogdatum bij medewerker gebruikers

Dankzij een klant melding realiseerde wij ons dat Medewerker gebruikers de enige gebruiker groep is waar je niet kon zien wanneer de gebruiker als laatste is ingelogd. Voor sommige beheer handelingen is het echter nuttig om te weten of iemand recentelijk nog is ingelogd.

We hebben er daarom voor gezorgd dat de laatste inlogdatum nu ook zichtbaar is bij de medewerker account details. Daarnaast hebben we dit veld ook toegevoegd aan het Medewerker rapport.

_Blank bij een link in verzonden mails

In mails kon het voorkomen dat er _blank stond voor of achter een link: [_blank]support@xebic.com. Dit is veroorzaakt door een issue in de mail template editor waar deze code werd toegevoegd bij het invoegen van een link.

Vanaf nu zal bij het opslaan van de mailtemplate de _blank eruit worden gefilterd voor het opslaan, hierdoor moet dit probleem niet meer kunnen ontstaan. Als onderdeel van deze fix hebben we alle bestaande mailtemplates aangepast om dit issue te verwijderen.

Ingetrokken vacature weer actief maken ging mis

Voor vacatures in OnStage is er een verschil tussen de status van een vacature algemeen, en de status van een vacature per opleiding. Dit komt omdat een vacature kan algemeen gezien actief zijn, en inactief of ingetrokken voor veel opleidingen behalve één. We houden daarom deze statussen bewust los van elkaar bij.

Er was echter een probleem met deze bepaling in de situatie van het intrekken van een vacture voor een OnStage4Business gebruiker. Als deze de vacature inactief maakt krijgt deze zowel op vacature niveau, als op alle onderliggende opleidingen die actief waren, de status Ingetrokken. Als je als school gebruiker daarna weer op vacature niveau (dus vanuit de massa actie, of onder in beeld bij openen van een vacature) de vacature weer Actief maakte, dan had dit geen invloed op de status per opleiding.

Doordat deze statussen nog steeds Ingetrokken bleven, kan je in het vacatureaanbod de vacature wel zien als Actief, maar was de vacature niet te vinden voor gebruikers via de Vacaturebank. Dit probleem is verholpen door alle ingetrokken opleiding statussen ook weer actief te maken.

Procestemplates op schoolniveau inactief maken door key-users

Dankzij een melding kwamen we er achter dat het onterecht mogelijk was voor key-users om een procestemplate die op school niveau is gedefinieerd actief of inactief te maken. Aangezien het doel van de key-user rol is om op domein/opleiding niveau beheer te doen en niet op school niveau is dit onwenselijk.

Het is daarom nu niet meer mogelijk voor een key-user om procestemplates op schoolniveau te activeren of deactiveren bij de applicatieinstellingen.

Diverse oplossingen en verbeteringen

Naast bovenstaande wijzigingen hebben we nog een aantal andere verbeteringen doorgevoerd:

De toets resultaten OOAPI variant is uitgebreid om meerdere vormen van OOAPI implementatie en authenticatie te kunnen ondersteunen. Bestaande integraties op basis van OOAPI zouden geen gevolgen moeten merken van deze verandering.
Als er een issue in de achtergrondverwerking plaats vind kon het gebeuren dat het afronden van een nakijksessie soms erg lang duurde. We hebben een verbetering doorgevoerd waardoor de wachttijd door dit probleem veel korter is gemaakt.
Er waren nog een aantal gevallen in het dossier waar gebruikers een foutmelding met "getOwner" konden krijgen. Deze zijn nu verholpen. Mocht er nog een geval zijn, laat het ons svp weten via de servicedesk.
De PDF variant van het beoordelingsformulier was niet meer te zien in de versie historie van de I&B configuratie. Als je dit probeerde kreeg je een foutmelding. Hierdoor kon je hier geen voorbeeld van het formulier meer zien vanuit de I&B configuratie. Dit probleem is verholpen.
Als er meerdere medewerker participanten aan een onderwijscomponent gekoppeld waren dan trad er een technische fout op als de componentdeelnames werden opgevraagd via de student details. Dit probleem is verholpen.
De referenties van deelnames voor een onderwijscomponent moeten uniek zijn binnen hetzelfde onderwijscomponent, maar dit werd nog niet gecontroleerd in de V2 verwerking van de onderwijscomponenten. Dit is aangepast en als er een deelname wordt aangeleverd met een referentie die hetzelfde is als een referentie van een andere deelname voor hetzelfde onderwijscomponent dan wordt hier een foutmelding van gelogd op het Integratiemeldingen scherm.
De HuidigeActiviteit.RedenAnnulering chip in een mailtemplate werkte niet als deze was gekoppeld aan een annulering van een proces. Deze chip zal nu worden gevuld met de reden die wordt opgegeven in de dialoog bij het annuleren van het dossier.
Een aantal backend systemen die gebruikt worden door OnStage en de Integratiemeldingen service hebben een software update gehad.