Versie: OnStage 28.14 Productie release moment: 6 augustus 2024
Deze release notes bevatten een volledig overzicht van alle geleverde wijzigingen.
In deze release hebben wij ons gefocust op het beschikbaar maken van Identity inlog als vervangen van forceer forms based login. Daarnaast hebben we een aantal aanpassingen gedaan om voor te bereiden op het uitfaseren van de oude vormgeving per 1 september.
We hebben natuurlijk ook weer wijzigingen gedaan op basis van gebruikersfeedback en support tickets.
Release momenten
Hieronder volgt een overzicht van alle relevante momenten voor deze release:
Tijdens de installatie van deze release is de omgeving enige tijd niet beschikbaar.
Release presentatie
Hier volgt de opname de release presentatie gehouden op 1 augustus jl.
Xebic Identity in OnStage
We zijn begonnen met de implementatie van Xebic Identity als inlog methode voor OnStage. De eerst stap hierin is het vervangen van onze forceer forms based login functionaliteit voor medewerker met Xebic Identity. In de toekomst is ons doel dat alle gebruikers gaan inloggen via Xebic Identity om zo de ervaring van het inloggen te verbeteren en onze beveiliging nog beter te maken in alle situaties.
Pilot informatie:
Als je als school gebruik wil gaan maken van deze methode van inlog voor externe medewerkers kan dit aangevraagd worden via onze Servicedesk. Je zal dan begeleid en worden als onze initiële implementaties.
Planning voor livegang:
In een toekomstige release zullen we alle forceer forms based mogelijkheden uit gaan schakelen en kunnen gebruikers die niet via SSO inloggen alleen nog via Identity inloggen.
Wij geven iedereen tot eind oktober 2024 de tijd om het eerder uit te proberen, daarna zullen we in korte termijn overgaan naar volledig uitschakelen van Forms based mogelijkheden en alle bestaande form based accounts om te zetten.
Het doel is om geen enkele gebruiker meer via Forms based in te laten loggen voor het einde van kalenderjaar 2024.
Identity inloggen in OnStage in plaats van Forms based Medewerker
Forms based login, oftewel de ouderwetse inlog met gebruikersnaam en wachtwoord, is de minst veilige inlogmethode die OnStage nu kent maar is ook de enige methode die we tot dit moment ondersteunde voor medewerkers zonder een SURF of andere SSO login, ook wel Personeel Niet In Loondienst (PNIL) genoemd.
De grootste issues die ervaren werden is dat de wachtwoord reset methode ouderwets is en dat men de gebruikersnaam en wachtwoord regelmatig vergat. Ook waren er mensen die gebruiker waren op meer dan één onderwijsinstelling of met meer dan één rol die regelmatig hun inlogs vergaten of door elkaar haalde.
Vanaf nu is het mogelijk om een Xebic Identity implementatie in OnStage te maken als vervanger voor Forceer forms based login voor een onderwijsinstelling. Deze zorgt er voor dat je de deze gebruikers via Identity kan laten inloggen met alle mogelijkheden van dien. Zo biedt het de mogelijkheid om meer opties toe te voegen voor inloggen zoals Google en Microsoft accounts waardoor men regelmatig het wachtwoord of zelfs de gebruikersnaam vergeet.
Ook heeft de gebruiker, gebaseerd op een uniek e-mail adres, één Identity voor alle omgevingen waar deze toegang toe heeft. Hierdoor hoeft de gebruiker nog maar 1 gebruikersnaam te onthouden om toegang te krijgen tot meerdere onderwijsinstellingen.
Om gebruik te maken van Identity zal je via het bestaande inlogscherm op de knop Xebic Identity moeten klikken of via de Identity URL bij de omgeving moeten komen. Deze URL ziet er als volgt uit afhankelijk van je omgeving: https://onstage.xebic.com/login.
Identity implementatie per onderwijsinstelling
Identity biedt de mogelijkheid om per onderwijsinstelling eigen keuzes te maken over hoe je wilt dat mensen kunnen inloggen. Dit betekent dat je aan kan geven op welke manier iemand die via identity kan inloggen mag inloggen. Zodra die keuzes zijn gemaakt wordt hier een eigen scope van gemaakt die de gebruiker bereikt door je organisatie te kiezen bij inlog of door naar de directe URL te gaan.
Hieronder een voorbeeld van een Xebic instelling (de URL hiervoor is bijvoorbeeld: https://onstage.xebic.com/login/xebicschool).
In deze implementatie kan je aangeven welke inlogmethodes gebruikt kunnen worden voor de Identity implementatie. De opties zijn:
Username/password
SURF SSO
Windows Active Directory
Google account
Linkedin account
Ook kan je in deze implementatie een logo meegeven en een standaard instructietekst die zichtbaar is in de blauwe kolom links naast de login methodes. Als laatste bepaald deze instelling ook of je Multi Factor Authenticatie mee kan geven.
Als de gebruiker niet inlogt via de specifieke scope van jouw onderwijsinstelling dan kan de gebruiker initieel alle Identity opties gebruiken. Als jouw onderwijsinstelling specifieke beperkingen heeft opgegeven, wordt dit gecontroleerd op het moment dat de gebruiker na het inloggen je school probeert te openen. Als de gebruiker hiervoor een niet ondersteunde inlog methode heeft gekozen, moet deze dan alsnog inloggen met een ondersteunde inlog methode.
Op termijn zullen we voor verschillende rollen verschillende keuzes aan gaan bieden, op dit moment kan er één implementatie gekozen worden voor gebruik als vervanger van je Forms based login.
ApplicatieURL bepalen op basis van inlogmethode van gebruiker
Met de levering van Identity voor OnStage is een schoolinstelling toegevoegd waarmee de applicatie URL voor Identity studenten en medewerkers kan worden opgegeven. Hierin kan de algemene of de school specifieke identity URL opgegeven worden. Als een gebruiker een Identity account heeft dan zal bij het vesturen van e-mails de ingevulde Identity URL worden gebruikt die hun direct naar het Identity inlog scherm stuurt.
Voorheen bestond enkel de mogelijkheid om een aparte URL op te geven voor studenten, medewerkers, en organisaties maar die werkte niet als iemand een ander soort inlog gebruikte dan de standaard ingesteld voor die gebruiker. Het was daarom nodig deze logica uit te breiden voor de overgang naar Identity die plaats zal vinden.
Als onderdeel van deze wijzigingen hebben wij ook een probleem verholpen dat bij e-mails niet de juiste URL werd gebruikt voor medewerkers die de optie "Forceer forms-based login" gebruikten. Deze krijgen nu altijd een URL naar de standaard applicatie URL.
Multi Factor Authenticatie voor Identity inlog
Bij gebruik van Identity inlog kan, bij het gebruiken van een username/password inlog methode, het gebruik van een Multi Factor Authenticatie (MFA) afgedwongen worden. We gebruiken hiervoor een generieke MFA implementatie die gebruikt kan worden met verschillende (mobiele) authenticatie apps zoals die van Google, Microsoft en vele andere leveranciers. De gebruiker kan zelf kiezen welke app hiervoor wordt gebruikt.
Zodra dit is ingesteld als een eis, zal een gebruiker bij inloggen gevraagd worden om de MFA in te stellen. Deze meldt zichzelf aan via de voorkeursapplicatie voor MFA via een QR code op het scherm en vanaf dat moment zal MFA bij iedere nieuwe login worden afgedwongen zodra de gebruiker jouw onderwijsinstelling binnen komt via username/password in Identity.
Als iemand probeert in te loggen met een actieve Identity sessie die niet via MFA is gevalideerd, zal deze een melding krijgen om zichzelf alsnog via MFA te valideren voordat deze toegang krijgt tot OnStage.
MFA implementatie wordt niet ondersteund voor andere inlogmethodes omdat deze allen hun eigen MFA implementaties kunnen hebben waar wij geen controle over hebben of informatie over krijgen tijdens de inlog procedure.
Nieuwe vormgeving
Vanaf deze release zal de gebruiker niet meer lange termijn gebruik kunnen blijven maken van de oude vormgeving. Om dit mogelijk te maken zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd.
Om alle gebruikers te informeren over de aankomende verandering is bij de levering van 28.13 hier al aandacht aan besteed en zal de hele maand augustus tot 7 september elke gebruiker bij inloggen een melding krijgen van de aankomende uitfasering.
Voorkeur op oude vormgeving niet meer onthouden
Vanaf 28.14 stoppen we met het in de applicatie onthouden van de voorkeur op de oude vormgeving. Het doel hiervan is om voor alle gebruikers duidelijk te maken dat we op 1 september stoppen met ondersteuning van de oude vormgeving en de gebruikers meer te sturen naar de nieuwe vormgeving.
Om dit te verzorgen onthouden wij de voorkeur voor oude vormgeving enkel nog bij de inlogsessie cache en blijft deze voorkeur maximaal 8 uur onthouden.
Voor de gebruiker houdt dit in dat deze de keuze kan maken en dat dit dan tijdens de lopende inlogsessie wordt onthouden. Bij opnieuw inloggen of na legen van browser cache zal deze voorkeur hoogstwaarschijnlijk niet meer onthouden zijn en moet de gebruiker opnieuw de keuze maken.
Als een gebruiker langer ingelogd blijft, of als de cache niet eerder wordt geleegd, zal na 8 uur de voorkeur niet meer valide zijn, wordt de gebruiker opnieuw naar de nieuwe vormgeving gestuurd, en moet de gebruiker opnieuw kiezen om naar de oude vormgeving te gaan.
Nieuwe flow - naar oude vormgeving
Om de nieuwe situatie te ondersteunen is de flow en melding van naar de oude vormgeving gaan aangepast. De knop is nog beschikbaar maar de melding die de gebruiker ziet is veranderd naar de tekst hieronder (en een Engelse tekst voor Engelse gebruikers).
Direct na deze popup kan de gebruiker naar de oude vormgeving. De tweede bevestiging popup komt hiermee te vervallen vanaf deze release. Wij zullen gebruikers nu namelijk meer dwingen hier langs te gaan en willen de handeling niet lastiger maken dan nodig.
Nieuw inlog en uitlog scherm OnStage
Met het uitfaseren van de oude vormgeving en de implementatie van Identity als een inlog alternatief was het nodig om een nieuw inlogscherm te maken. Het oude scherm werkte niet goed op mobiele devices en we hadden ook twee varianten, één in de oude vorm en één in de nieuwe MDC stijl.
Het nieuwe scherm is opgebouwd in de nieuwe stijl om er wat moderner uit te zien, dit houdt ook in dat deze zowel een donkere als lichte modus heeft en qua taal reageert op de browser instelling. Verder heeft het dezelfde functies als voorheen met het enige verschil dat er een nieuwe knop is toegevoegd om in te loggen via Xebic Identity.
Filter onthouden na klikken op groepnaam in dossier
Beheerder gebruikers navigeren veel heen en weer tussen dossiers en begeleidingsgroepen. Veel gebruikers hebben zichzelf aangeleerd dit te doen door te klikken op de begeleidingsgroep naam.
Deze knop opende alleen een nieuwe versie van de begeleidingsgroep waarin de eerdere opgegeven filter niet is onthouden zoals de terugknop boven in beeld en in de browser dit wel doen.
Dit komt omdat men ook vanuit andere schermen dan de begeleidingsgroep hier binnen kan komen dus het vorige scherm is niet altijd de begeleidingsgroep.
We hebben er voor gekozen om specifiek deze klik net wat slimmer te maken. Wanneer een gebruiker hier op klikt, en het vorige scherm van de gebruiker is het begeleidingsgroep scherm, dan zal er geen nieuwe versie van het scherm worden geopend maar werkt dit hetzelfde als de terugknop boven in beeld en in de browser.
Dankzij deze wijziging wordt de eerder gebruikte filtering nu ook hier onthouden en kan de gebruiker verder waar deze is gebleven in het vorige scherm.
Gebruikersmeldingen
In gebruiker meldingen die direct na het inloggen zichtbaar worden konden gebruikte plaatjes vervormd worden op kleinere schermen. Dit probleem is verholpen.
Donkere modus verbeteringen
We hebben een aantal verbeteringen doorgevoerd in het gebruik van de nieuwe donkere modus. Hieronder een overzicht:
De informatie meldingen in een inleveren en beoordelen activiteit waren moeilijk leesbaar in donkere modus doordat er witte tekst op een lichtblauwe achtergrond werd getoond. De tekstkleur is aangepast naar dezelfde kleur blauw als in lichte modus.
In donkere modus was bij alleen-lezen selectielijsten de tekst wit van kleur waardoor dit moeilijk te lezen was op de grijze achtergrond. De tekst is nu zwart van kleur. Daarnaast is het icoontje aan de rechterkant verborgen om duidelijker te maken dat de selectie niet kan worden aangepast.
In dark mode kregen sommige knoppen een tekst in de hoofdkleur, deze werkt alleen enkel als de hoofdkleur de goede kleur heeft. We hebben daarom besloten enkel nog de meest belangrijke knoppen volledig in de hoofdkleur te tonen.
Op sommige pagina's werd er niet het juiste thema (donker/licht) geselecteerd in schermen in het nieuwe ontwerp. Dit is nu aangepast zodat deze de browsersetting aanhoud.
Er speelt een issue met Chrome, waar de systeem instelling van Windows de browser instelling overschrijft. Wanneer in Windows de app instelling donkere modus is, terwijl de Chrome instelling lichte modus is, gaf Chrome alsnog donker door als instelling aan OnStage. Chrome gebruikers kunnen dus nog steeds soms ongewenst de applicatie in dark mode zien.
Courses, toetsen en resultaten
Onderdeel van deze release is de eerste wijziging in het kader van onze doorontwikkelingen in het kader van courses, toetsen en resultaten. Ook wel onze componenten en resultaten koppeling functionaliteiten. De komende releases willen we aandacht hebben voor het implementeren van wijzigingen vanuit feedback die we hebben gehad van scholen tijdens het in gebruik nemen van deze koppelingen. De eerste wijziging zit in de functies voor het koppelen van courses aan de begeldiingsgroep.
Dossier alert voor ontbreken course deelname
Als er in de begeleidingsgroep courses zijn gekoppeld wordt voortaan voor dossiers gecontroleerd of ze een deelname hebben op één van die gekoppelde courses. Als er voor een dossier geen course deelname is terwijl er wel actieve courses zijn gekoppeld in de begeleidingsgroep dan wordt daar een alert van getoond. Als de student alsnog een actieve deelname krijgt of de course wordt actief gemaakt dan wordt deze alert automatisch opgeruimd.
Deze alert wordt getoond op het Alerts scherm, op het dossieroverzicht van de begeleidingsgroep, en op het voorblad van het dossier.
De alert wordt in het dossier en in de begeleidingsgroep op dezelfde manier getoond als de alert dat een student geen actieve inschrijving heeft die aan het dossier is gekoppeld. Als beide alerts bestaan worden deze onder elkaar getoond.
Stagepact ondersteuning
In het kader van het Stagepact beter ondersteunen zoeken wij naar verbeteringen om dit in de bestaande oplossing nog beter te maken. Wij hebben een relatief kleine wijziging gevonden die het bewaken van de bezoeken versimpeld en hebben dit opgenomen in deze release.
Bezoeken rapportages over begeleidingsgroepen
In het kader van bewaking van het Stagepact is het van belang dat scholen kunnen bewaken dat een student genoeg stagebezoeken krijgt. OnStage als applicatie biedt de mogelijkheid om alle bezoeken vast te leggen en hierop te rapporteren. Deze rapporten waren alleen beschikbaar binnen de begeleidingsgroep.
Om de beheerders en stage coördinatoren te ondersteunen in het sneller aanleveren van de bewijsvoering van de uitgevoerde bezoeken over een bepaalde periode heen zijn de Excel rapportages B ezoeken per dossier en Geplande bezoeken per dossier zijn nu beschikbaar over meerdere begeleidingsgroepen.
Dit houdt in dat je in het begeleidingsgroepen scherm nu kan filteren op een bepaalde periode, alle begeleidingsgroepen in de periode kan selecteren, en dan in één keer een rapport kan uitdraaien over alle groepen heen.
Wij hopen hiermee stage coördinatoren te helpen in het bewaken van het Stagepact. Als er feedback is om dit nog beter te kunnen doen dan horen wij dit graag.
Volgorde van bezoeken in rapportage aangepast
Tijdens het genereren van de rapportage "Bezoeken per dossier" werd de volgorde van de bezoeken niet goed weergegeven wanneer de bezoeken in het voortraject en in een optionele activiteit worden vastgelegd, hierdoor leek het alsof de volgorde volledig willekeurig was.
De volgorde wordt nu op basis van datum gesorteerd zodat de bezoeken altijd in volgorde waarop ze zijn uitgevoerd en vastgelegd worden getoond.
Andere verbeteringen
Hieronder volgt een overzicht van andere verbeteringen die zijn doorgevoerd vanuit feedback en support meldingen.
Toevoegen student aan begeleidingsgroep op basis van vestiging
De vestiging filter, die beschikbaar is in de studenten toevoegen aan begeleidingsgroep dialoog, filterde voorheen op de volgende manier:
Studenten met een inschrijving die is gekoppeld aan de vestiging
Studenten met een inschrijving waarvan de opleiding is gekoppeld aan de vestiging
De werking van deze filter is aangepast, de dikgedrukte regel is nu niet meer van toepassing waardoor alleen studenten met een inschrijving die is gekoppeld aan de vestiging worden gevonden.
De reden voor deze verandering is omdat vestiging standaard wordt toegevoegd aan een opleiding tijdens het koppelen van de vestiging aan een student, de extra filtering hier op opleiding biedt dus geen meerwaarde en zorgt er juist voor dat je ook studenten ziet die niet zelf aan een vestiging zijn gekoppeld.
Resultatenkoppeling issue bij Alleen Beoordelen activiteit
Als een I&B Alleen Beoordelen activiteit die een resultaat moet publiceren in één keer doorlopen werd en vrijgegeven werd, zonder een keer tussentijds op te slaan, dan werd dat resultaat onterecht niet gepubliceerd. Dit probleem is verholpen.
Bij analyse van het probleem hebben we tevens geconstateerd dat in dezelfde situatie de actoren ook niet goed werden opgeslagen in het log van de I&B poging. Dit probleem is ook verholpen.
Integratiemeldingen inhoud kopiëren
Er is een kopieer knop toegevoegd aan de popup waarin het integratiebericht wordt getoond.
Hiermee wordt alle informatie van de melding die ook getoond wordt in het scherm, gekopieerd naar het klembord.
BPVO bericht na automatisch afronden ondertekening
In een proces waarbij de overeenkomstgegevens activiteit gekoppeld is aan een I&B activiteit met ondertekenen is het de bedoeling dat als de ondertekening voltooid is er een BPVO bericht met status ondertekend wordt klaargezet in die overeenkomstgegevens activiteit. Dit werkte echter niet als de I&B activiteit automatisch werd afgerond als de laatste ondertekenaar ondertekend had. Dit probleem is verholpen.
BPVO gegevens aanpassen in overeenkomst activiteiten
Er speelde een aantal problemen bij het aanpassen van overeenkomstgegevens in de activiteit.
Als de datums in een overeenkomstgegevens activiteit met een BPVO bericht gewijzigd werden dan werden de nieuwe datums niet direct getoond bij het BPVO bericht onderaan in de activiteit, ondanks dat dit wel goed werd opgeslagen. We hebben er nu voor gezorgd dat de datums ook direct in de activiteit goed getoond worden als die gewijzigd worden.
Ook werd het aantal uren in een overeenkomstgegevens afronden activiteit met meerdere overeenkomsten na tussentijds opslaan verkeerd getoond. Dit probleem is samen met deze wijziging ook verholpen verholpen.
Als laatste kon er een probleem gebeuren als er werd gewisseld van detacheringsrelatie. In die situatie kon een fout optreden bij het selecteren van een andere contractpartij. Ook dit probleem is verholpen.
Verbeteringen in conversie service
Het component welke pdf naar te annoteren document converteert is geüpdatet. Dit lost enkele issues op waardoor documenten nu vaker geconverteerd kunnen worden, en ook enkele situaties waarin een deel van het document niet geconverteerd kon worden.
Deze update lost ook een probleem op waardoor deze conversie soms langer kon duren dan verwacht.
Als laatste hebben we ook een verbetering doorgevoerd in onze monitoring van de service. In het verleden waren er momenten waardoor de document conversie service er tijdelijk uit lag en dit niet direct werd verholpen. Dit wordt sneller geconstateerd en daarmee ook verholpen.
Verbeteringen in Inleveren en Beoordelen
Op basis van meldingen aan onze servicedesk zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd in het kader van Inleveren en Beoordelen. Hieronder een overzicht:
Het label "Student is nog bezig met inleveren" die zichtbaar is bij I&B activiteiten klopt niet in alle gevallen, omdat andere rollen ook de inleveraar kan zijn. Het label is voor verduidelijking aangepast naar: "Inleveraar is nog bezig met inleveren".
Na het openen van een I&B nakijksessie kreeg een gebruiker altijd een 'er zijn onopgeslagen wijzigingen' melding bij het verlaten van het scherm, ook als de gebruiker niets had gedaan. Deze melding komt nu niet meer onnodig in deze situatie zodat de gebruiker er op kan vertrouwen dat deze melding alleen komt als er echt onopgeslagen werk is.
De I&B resultaten export rapportage kon de laatste letter van de naam van een beoordelaar afkappen. Dit probleem is verholpen.
Diverse oplossingen en verbeteringen
Naast bovenstaande zaken zijn er een aantal zaken opgelost of verbeterd vanuit meldingen aan onze servicedesk. Hieronder een overzicht:
Op alle plekken waar nog Urkund stond is dit vervangen met de huidige merknaam Ouriginal.
Er is een issue verholpen waardoor plagiaat rapportages van Turnitin sessies soms langer nodig hadden om beschikbaar te komen.
Als er in een dossier geen overeenkomstgegevens activiteit voorkwam maar wel een Dossierdatums aanpassen activiteit, dan werden de verwachte uren die ingevuld werden in de Dossierdatums activiteit niet getoond op het voorblad. Dit probleem is verholpen.
OnStage heeft een achtergrondtaak die elke nacht draait om de controleregels bij te werken. Maar sinds release 28.13 draaide deze taak niet meer elke nacht. Dit probleem is verholpen.
Als een Onstage4Business contactpersoon meerdere accounts had waarvan er één was geblokkeerd, dan kon bij een ander account ook de melding worden gegeven dat het account was geblokkeerd. Dit probleem is verholpen.
Het menu om een handeling uit te voeren bij een document bij een verslag, attachment, of I&B activiteit kwam soms te ver onder de knop te staan. Dit zorgde ervoor dat er een scroll balk verscheen naast de activiteit. Dit probleem is verholpen.
Na het afronden van een team activiteit en direct doorlopen van de volgende activiteit kon een fout optreden. Dit probleem is verholpen.