Versie: OnStage 29
Productie release moment: 8 juli 2025
Deze release notes bevatten een volledig overzicht van alle geleverde wijzigingen.
Deze release is de eerste major release voor OnStage sinds release 28 die oktober 2023 is geleverd. In deze release hebben wij ons gefocust op het aanpassen van hoe de rollen en rechten van backoffice medewerkers in de begeleidingsgroep worden aangepast.
Hiervoor hebben we grote wijzigingen gedaan in de werking en logica van deze rechten. Vanwege de impact hiervan is gekozen hier een major release van te maken.
Naast deze belangrijke wijziging hebben wij nog meerdere andere verbeteringen doorgevoerd op basis van feedback van gebruikers. De belangrijkste verandering is een nieuwe iteratie van ons inlogscherm met daarin een link naar OnStage4Business en onze FAQ en website voor meer informatie.
Release momenten
Hieronder volgt een overzicht van alle relevante momenten voor deze release:
| Datum | Update window | |
| Testomgeving | 18 juni | 2:00 – 5:00 uur |
| Release presentatie | 3 juli | 11:00 – 12.00 uur |
| Productieomgeving | 8 juli | 5:00 uur – 8:00 uur |
| Cursusomgeving | 9 juli | 6:00 uur – 8:00 uur |
Tijdens de installatie van deze release is de omgeving enige tijd niet beschikbaar.
Release presentatie
Hier volgt de opname de release presentatie die is gehouden op 3 juli jl.
Begeleidingsgroep rechten voor backoffice
De rechten van een backoffice medewerker in de begeleidingsgroep is één van de meest belangrijke onderdelen van de rollen en rechten structuur van OnStage. Deze mensen zijn vaak ondersteunend personeel met verschillende rollen die per school anders kunnen zijn. Daarom hebben we besloten om onze eerste stappen in flexibiliseren van de rechten structuur in OnStage te doen voor deze rol.
Als onderdeel van deze release hebben we daarvoor de wijze waarop de rechten worden beheerd, opgeslagen en gecontroleerd volledig omgezet naar de nieuwe structuur die nodig is om in komende releases de rechten uit te breiden en meer configureerbaar te maken.
Nieuw scherm: Backoffice rechten beheer
Na het openen van de begeleidingsgroep instellingen en het openen van het "Backoffice" tab, kom je in een nieuw scherm voor het beheren van backoffice rechten.
Het scherm is ingedeeld in 3 blokken: beheren van rechten per rol, beheren van medewerkers per rol, en beheren van uitzonderingen per persoon. Bij initieel gebruik voor een nieuwe groep stel je voor een groep eerst de rechten per rol in, kies je daarna de personen die deze rechten hebben en wie de hoofdbeheeerder of coordinator is, en maak je daarna eventueel nog uitzonderingen op de standaard rollen voor specifieke gebruikers.
We zullen per stap uitleggen hoe je deze zaken doet.
Rollen beheren:
In de tabel linksboven kan worden aangevinkt welke rol welke rechten heeft. Je doet dit door onder de rol bepaalde rechten aan te vinken. Het vinkje direct onder de rol werkt als een 'alles selecteren' functie voor alle onderliggende rechten om het beheer van rechten te versnellen.
Elke mutatie op rechten heeft direct invloed op alle standaard rollen die al gekoppeld zijn maar niet op uitzonderingen die al gemaakt zijn.
Initieel worden hier alleen de oude bestaande rechten "Begeleider massa actie", "Ontvangt notificaties per e-mail" en "Ziet notificaties in to-do overzicht" opgenomen. Alle andere rechten krijgt de gebruiker nog, als vanouds, door het koppelen van de rol. Het enige verschil met voorheen is dat beheerders nu ook het recht "Begeleider massa actie" moeten hebben om deze massa actie beschikbaar te hebben. Dit geldt voor zowel Begeleidingsgroep beheerders, als functioneel beheerders en key users.
In de komende release zullen we de bestaande beheerder rechten verder gaan opsplitsen en gaan de hoeveelheid opties hier verder groeien.
Personen aan rollen koppelen:
De tabel rechtsboven maakt het mogelijk om personen te koppelen aan een rol, de rechten die in de linker tabel zijn toegewezen aan een rol worden dan op die manier aan personen gekoppeld met die rol.
Je moet deze actie per rol doen, waar je één of meer personen kiest voor die rol. Om de rol weer te ontnemen, klik je op het kruisje naast de naam van de persoon om dit te doen.
In het tabje Hoofdrollen kan je één iemand and hoofdbeheerder en één iemand als hoofdcoördinator koppelen. Deze personen worden als beheerder en coordinator getoond in de dossiers en gebruikt voor mailmerge velden van deze rol.
De rol Hoofdbeheerder is verplicht en wordt standaard aan de persoon die de groep heeft aangemaakt gekoppeld. Hoofdcoördinator is niet verplicht. Dit is waarom de persoon met hoofdbeheerder niet meer verwijdert kan worden als beheerder totdat deze vervangen is, maar de persoon met hoofdcoördinator kan wel direct verwijdert worden.
Individuele instellingen:
De individuele instelling is het 3e blok van het scherm en maakt het mogelijk om een uitzondering toe te voegen die de rechten van een persoon kunnen veranderen ten opzichte van de standaard instellingen.
Als hier een persoon aan wordt toegevoegd dan moet je eerst aangeven op basis van welke rollen je de persoon een uitzondering wilt geven. Dit bepaald met welke rol de persoon zichzelf aanbiedt aan het dossier voor dossier activiteiten. Daarnaast worden automatisch de rechten ingevuld met de rechten zoals die op dat moment zijn ingevuld voor de rol.
Vanaf dat moment heeft de persoon een individuele instelling. Dit houdt in dat je de rechten voor enkel deze gebruiker kan aanpassen. Ook houdt dat in dat mutaties op de rechten van standaard rollen niet meer worden doorgevoerd voor deze persoon. Elke individuele instelling krijgt een eigen regel waarin je de rollen en alle gekozen rechten ziet. Om de regel te verwijderen klik je op het kruisje naast de naam.
Na het kiezen van een rol voor iemand met een individuele instelling komt de naam van die persoon rechtsboven in beeld bij de gekoppelde personen aan de rol. Er staat een sterretje achter de naam om aan te geven dat deze persoon zijn eigen individuele instellingen heeft. Hieronder een voorbeeld hoe dat er uit ziet.
Deze persoon kan ingesteld worden als hoofdbeheerder of hoofdcoördinator. Als je iemand met individuele instellingen daarna een rol toevoegt of verwijdert, dan wordt het dossierrecht van die persoon ook bij de individuele instelling toegevoegd of verwijderd. Deze actie heeft geen invloed op de gekozen uitzondering.
Conversie van oude backoffice rechten naar nieuwe structuur
Om deze nieuwe structuur van backoffice rechten te ondersteunen hebben we een conversie uitgevoerd van de oude rechten naar de nieuwe structuur. Het doel hiervoor is om er voor te zorgen dat de gebruikers functioneel geen verschil merken in de rechten die ze voorheen hadden.
Om dit mogelijk te maken zijn de volgende keuzes gemaakt over de standaard rollen:
- In elke begeleidingsgroep krijgt alleen de beheerder rol standaard het recht "Begeleider massa actie", voor coördinatoren en ondersteuners staat dit recht dus standaard uit bij de rol.
- De rechten "Ontvangt notificaties per e-mail" en "Ziet notificaties in to-do overzicht" staan standaard uit voor alle standaardrollen.
- Alle medewerkers met een beheerder, coördinator, en ondersteuner rol behouden deze rollen. De hoofdbeheerder en hoofdcoördinator van de begeleidingsgroep blijven hetzelfde.
Voor veel gebruikers is dit voldoende omdat dit de wijze is waarop hun rechten ook zijn ingesteld.
Maar hoe gaan we om met mensen die andere instellingen hadden voor de massa actie, notificaties of to-do's?
We gebruiken voor deze mensen de nieuwe functionaliteit van de individuele instellingen. Onder deze lijst worden dus alle medewerkers geplaatst die in het oude backoffice medewerker scherm een vinkje hadden die nu afwijkt van de standaard instellingen in de rechten tabel. Gezien de keuzes hierboven houdt dit het volgende in:
- Coördinatoren en ondersteuners komen daar te staan als ze voorheen het recht hadden om de begeleider massa actie uit te voeren
- Alle medewerkers met het recht om notificaties per-email te ontvangen en notificaties te zien in het to-do overzicht, worden hier ook geplaatst.
Andere begeleidingsgroep verbeteringen
Naast bovenstaande wijzigingen hebben we ook een paar andere verbeteringen doorgevoerd in het begeleidingsgroepen scherm. Hieronder een overzicht van deze wijzigingen.
Begeleidingsgroep documenten feature altijd beschikbaar
De feature voor Begeleidingsgroep documenten was een feature die enige jaren terug is geleverd als een nieuwe optie die per school aangezet moest worden. Bij de meeste van onze scholen werd deze feature standaard al aangezet, maar dit was nog niet voor elke school het geval. Als onderdeel van deze release is dit geen school optie meer die wij moeten aanzetten en is feature nu altijd standaard beschikbaar om te gebruiken.
Deze feature biedt in de begeleidingsgroep instellingen het tab 'Documenten', waarin je documenten kan uploaden die tijdens het uitvoeren dan dossier activiteiten aangeboden worden aan gebruikers als relevante documenten. Dit kan je bijvoorbeeld gebruiken om een contract sjabloon aan te bieden, of een ander standaard formulier om in te vullen en later opnieuw te uploaden.
Voor meer informatie over deze feature ga naar onze online manual (beschikbaar voor aangemelde key users en functioneel beheerders)
Issues met begeleidingsgroep recht voor studenten en contactpersonen toevoegen
Bij activiteiten waarin de contactpersoon kan worden beheerd kon de student, ongeacht wat was ingesteld in de begeleidingsgroep instellingen, soms toch nog een contactpersoon toevoegen.
Dit kon aan de ene kant omdat dit recht een subrecht is van het selecteren van de rol. Als de optie voor toevoegen dus ooit aan stond, maar daarna nam je het recht voor selecteren weg, dan is de optie voor toevoegen niet meer zichtbaar voor de beheerder maar stond deze nog wel aan op de achtergrond. De opties in de activiteit reageerde daar nog op, waardoor de knop beschikbaar was.
Daarnaast was het altijd mogelijk voor een student om bij het toevoegen van een zelfgevonden vacature een nieuwe contactpersoon toe te voegen bij een bestaande organisatie, ondanks dat de student geen rechten had om de contactpersoon met de rol te bewerken. Een student moet alleen een contactpersoon kunnen toevoegen als ze daarvoor ook zelf de organisatie hebben aangemaakt.
Beide problemen zijn verholpen.
Diverse oplossingen en verbeteringen
Naast bovenstaande wijzigingen hebben we nog een aantal andere verbeteringen in dit scherm doorgevoerd:
- In een begeleidingsgroep kan je navigeren via ons standaard paging mechanisme onder in beeld. Als je echter naar de laatste pagina ging en daarna het aantal rijen per pagina aanpaste, werden er geen dossiers meer getoond. Dit probleem is nu verholpen.
Verbeteringen in de gebruikerservaring
Naast bovenstaande wijzigingen hebben we weer een aantal andere verbeteringen doorgevoerd in de gebruikerservaring op basis van feedback die we hebben ontvangen. Nogmaals bedankt voor alle feedback die we krijgen! Hieronder een overzicht van deze wijzigingen.
Nieuw inlogscherm voor OnStage
Een tijdje terug hebben we voor onze nieuwe branding een nieuw inlogscherm gemaakt. Als vervolg daarop wilde we nog wat extra links toevoegen naar onze website en FAQ om gebruikers meer informatie te kunnen geven vóór het inloggen. Ook krijgen we de laatste tijd veel feedback van van OnStage4Business gebruikers dat zij hun inlog niet kunnen vinden.
We hebben daarom de volgende nieuwe versie van het inlogscherm gemaakt:
Deze versie heeft 3 belangrijke verschillen ten opzichte van de versie hiervoor:
- De knoppen om SSO (SURF en Kennisnet) te gebruiken zijn groter geworden zodat gebruikers deze beter kunnen lezen en sneller geneigd zijn deze te gebruiken.
- Er is een knop toegevoegd om als stagebedrijf in te loggen. Dit zal stagebedrijven helpen die simpelweg googlen op OnStage om in te loggen. Deze knop brengt de gebruiker naar OnStage4Business om in te loggen.
- Onder het inlog blok zijn 2 links opgenomen: OnStageSoftware.com, onze nieuwe product website, en een link naar de FAQ op het kennisplein. Gebruikers kunnen die voor inloggen al op de FAQ komen.
Met deze set wijzigingen verwachten we gebruikers meer te kunnen helpen om hun goede inlog methode te vinden. Verdere uitrol van Xebic Identity zal helpen om dit nog verder te standaardiseren in de toekomst.
We gaan de komende periode op basis van enkele ideeën en feedback ook onze FAQ aanpassen om gebruikers die vanuit het inlogscherm komen beter te helpen en meer zelfredzaam te zijn.
Privé e-mail adres en mail CC mogelijkheid voor medewerkers
OnStage ondersteunt al heel lang de mogelijkheid voor studenten om naast de e-mail adressen bekend bij de school, ook een eigen privé e-mail adres op te geven, en dan de applicatie opdracht te geven om alle mails van OnStage ook naar dit adres to te sturen. Vanaf heden is deze optie ook beschikbaar voor Medewerker gebruikers.
Het e-mail adres hier opgegeven is enkel zichtbaar voor de gebruiker zelf, niet voor andere gebruikers. Om een e-mail door te sturen vinkt de gebruiker de optie 'Stuur e-mails ook naar persoonlijk e-mailadres' aan. Dan wordt een kopie van elke e-mail die voor deze gebruiker is bedoeld ook naar dit e-mailadres gestuurd.
Deze optie is vooral handig voor scholen en instellingen waar de standaard e-mail niet altijd gebruikt wordt. Bijvoorbeeld in situaties waarin specifieke medewerkers mogelijk voor meerdere instanties werken zoals bij een UMC en Universiteit.
School logo's zichtbaar in OnStage4Business
Vanwege een oude probleem werden in OnStage4Business logo's van de school niet correct getoond. Hierdoor kon de gebruiker bij de meeste scholen niet goed zien voor welke school ze waren ingelogd. Om dit te verbeteren hebben we er voor gezorgd dat logo's op verschillende plekken weer correct worden getoond zoals hieronder een voorbeeld van onze test omgeving:
Zoals gezegd wordt dit logo op verschillende plekken getoond. De plaatsen waarop dit gebeurt zijn:
- Op het dashboard:
- Bij elke stagiair/medewerker in het blokje rechtsboven.
- Naast elke openstaande actie in het blokje aan de linkerkant.
- In het openstaande acties scherm bij elk dossier.
- In het stagiairs en medewerkers scherm bij elk dossier.
Door dit te herstellen verwachten we dat gebruikers nu beter inzien voor welke school ze bezig zijn, en is de applicatie ook weer beter klaar voor de toekomst waarin we de gebruiker de mogelijkheid willen geven voor meerdere scholen acties en dossiers in te kunnen zien vanuit één dashboard.
Samenhang I&B notificatietriggers en Beoordelingsnotificaties verduidelijkt
Notificatietriggers die specifiek voor I&B activiteiten zijn hebben een directe relatie met de standaard systeembericht opties voor de Beoordelingsnotificaties. Als de trigger is gekozen, zal de standaard notificatie niet meer verstuurd worden, maar als dit vinkje wordt vergeten aan te vinken gaat de trigger ook niet af.
Deze samenhang wordt als verwarrend ervaren maar kunnen we op de achterkant niet zomaar aanpassen. We hebben er daarom voor gezorgd dat de user interface deze samenhang duidelijker maakt. Zie een voorbeeld hieronder.
Wat er nu gebeurt is dat zodra een notificatietrigger wordt gekozen voor één van de beoordelingsnotificaties, dat deze optie direct wordt aangevinkt, en niet meer aanpasbaar is. Ook krijgt de gebruiker een rode melding die aangeeft dat het standaard bericht niet meer gestuurd wordt. Hiermee kan de foutieve configuratie waardoor mails niet verstuurd worden niet meer voorkomen.
We hebben als onderdeel van deze oplossing ook een conversie gedaan om alle situaties waarin een template een notificatietrigger had waar de beoordelingsnotificatie niet is aangevinkt zijn gerepareerd. Hierdoor worden alle mails nu zoals verwacht uit de configuratie gestuurd.
Overeenkomst beëindigingsreden scherm naar nieuwe stijl
Op basis van een melding werd het duidelijk dat er een probleem was met het toevoegen van overeenkomst beëindigingsredenen. Na analyse van het issue bleek deze het gemakkelijkste op te lossen zijn door dit scherm om te zetten naar de nieuwe applicatie vormgeving.
Hiermee is dit scherm het volgende applicatie instellingen scherm geworden welke in de nieuwe stijl is toegevoegd. Het toevoegen van een nieuwe regel gebeurt hiermee nu via de gele actieknop rechtsonder in beeld. Hiermee hebben we nu het 1e scherm welke ook een radio button optie heeft om 1 van de opties standaard te maken.
In komende releases zullen we door gaan met meer van deze schermen omzetten naar onze nieuwe stijl.
Kenmerken in het voorblad van een dossier
In het verleden zijn kenmerken van alle personen gekoppeld aan het dossier, en van het dossier zelf zichtbaar gemaakt in het voorblad van een dossier. Toen dit is gedaan zijn enkel de kenmerken van vacatures en organisaties hier niet bij meegenomen.
Vanaf heden worden organisatie en vacature kenmerken getoond in een apart blokje onder de vacature en organisatie gegevens in het voorblad van een dossier. Deze blokjes zijn niet zichtbaar als er geen kenmerken te tonen zijn.
Diverse oplossingen en verbeteringen in gebruikerservaring
Naast bovenstaande wijzigingen hebben we nog een aantal andere verbeteringen doorgevoerd:
- Als in een activiteittemplate een I&B configuratie was geconfigureerd met gekoppelde notificatietriggers bij "Notificeer vrijgever(s) na beoordelen" en "Notificeer beheerder(s) na beoordelen", dan werden mails bij deze triggers dubbel verzonden. Dit probleem is opgelost.
- Op het BPVO verzend overzicht was het de rapportage dialoog nog in de oude stijl, dit zorgde voor problemen voor sommige gebruikers. We hebben daarom deze omgezet naar de MDC stijl.
- Het is niet meer mogelijk om een negatieve nummer in te vullen bij 'Duur zichtbaarheid dossier na afronden voor externe contactpersonen' in de begeleidingsgroep instellingen. Als een gebruiker dit deed kon dit voor onverwachte situaties zorgen.
- OnStage kende een oude functie om social media accounts bij de beheerschermen van studenten, medewerkers, bedrijven en contactpersonen te tonen. Deze feature werd bijna nooit gebruikt en zorgde voor issues. We hebben deze oude variant van deze functie daarom verwijderd.
- De 'Maak definitief' knop bij het reserveren van een vacature wordt nu correct verborgen in een teamactiviteit, zolang de andere teamleden de activiteit nog niet kunnen afronden. Dit voorkomt dat de activiteit onterecht voltooid kan worden.
Uitbreidingen in integratiemeldingen
Het integratiemeldingen scherm geeft een overzicht van meldingen van de meeste integratiestromen die OnStage kent. We zijn in deze release door gegaan met het implementeren van een nieuwe stroom en het oplossen van een issue in bestaande implementatie.
Medewerkersservice opgenomen in Integratiemeldingen
Meldingen van de Medewerkersservice zijn nu opgenomen in het Integratiemeldingen scherm. Het gaat om zowel de standaard (ook wel Edu) berichten, als de berichten van eventuele andere individuele integraties die in het verleden gemaakt zijn.
Zoals altijd worden hier ontvangstbevestigingen, succes meldingen, errors en waarschuwingen gegeven met relevante informatie van het bericht om eventuele issues te kunnen achterhalen.
Inschrijvingen verwerken laat nu een bericht zien voor elk opleidingsblad
Integratiemeldingen van de EDU onderwijsinschrijvingen laten nu voor elke inschrijvingswijziging in een onderwijsblad in het bericht zien welk bladnummer werd gebruikt. In het verleden werd in RegistrationActualChange enkel het bladnummer getoond van het laatste onderwijsblad wat verwerkt was en de huidige status van de inschrijving bepaald, maar soms is het bericht juist van één van de niet te verwerken opleidingsbladen. Door dit te corrigeren heb je nu altijd de correctie informatie om achter problemen te komen.
Overige verbeteringen
Naast bovenstaande wijzigingen hebben we zoals altijd ook nog een aantal andere verbeteringen doorgevoerd op basis van klant meldingen en doorontwikkeling. Hieronder een overzicht van deze wijzigingen.
Uitbreiding Stagefonds rapportage voor intern gebruik
Vorige release hebben we een nieuw rapport geleverd voor Onderwijsregio's. Dit rapport heeft een vergelijkbare use case als het al bestaande Stagefonds rapport. In dit nieuwe rapport hebben we in de uitgebreide variant voor intern gebruik de begeleidingsgroep naam opgenomen. Gebruikers van het Stagefonds rapport zouden deze ook graag hebben in hun uitgebreide rapport voor intern gebruik.
Daarom heeft de rapportage Stagefonds voor intern gebruik nu vooraan de rapportage een kolom met de naam van de begeleidingsgroep om hun hierbij te helpen.
BRON en Crebo/Croho hernoemd naar moderne termen
OnStage toonde op verschillende plekken nog de termen 'BRON' 'Crebo' en 'Croho'. Deze termijn zijn echter al een aantal jaar verouderd. We krijgen hier steeds meer vragen over van gebruikers die de oude termen niet meer kennen. We hebben daarom besloten deze termen te vervangen met de nieuwe.
De nieuwe labels, in Nederlands en Engels, zijn:
-
Nederlands
- BRON => ROD
- Crebo / Crebonummer => Opleidingscode
- Croho / Crohonummer => Opleidingscode
-
Engels
- BRON => ROD
- Crebo number => Education code
- Croho number => Education code
Zoals je ziet hebben Crebo en Croho tegenwoordig dezelfde naam. Op een paar plekken was het nog mogelijk om hier los van elkaar mee overweg te gaan. Zo hadden enkele schermen een losse crebo en croho filtering. Deze zijn samengevoegd naar één waarde voor Opleidingscode.
Issue verholpen in conversie service waardoor achtergrondtaken langer duurde
Bij een recente verandering in de document conversie service is er een onbedoelde wijziging geweest in hoe grote bestanden afgehandeld worden. Hierdoor kwam het vaker voor dat er issues waren in het opstarten of afronden van een nakijksessie die uiteindelijk door onze dagelijkse monitoring taken opgepakt moesten worden. Deze onbedoelde wijziging is ongedaan gemaakt waardoor het afhandelen van deze bestanden weer zoals voorheen werkt.
Deze wijziging is op 25 juni zonder downtime geleverd in de conversie service om zo snel mogelijk het probleem te verhelpen.
Diverse oplossingen en verbeteringen
Naast bovenstaande wijzigingen hebben we nog een aantal andere verbeteringen doorgevoerd:
- Bij het publiceren van studentnotities en toetsresultaten werden datums niet geconverteerd naar lokale tijd, dit probleem is verholpen.
- Als twee dossiers van hetzelfde Team niet allebei in het begeleidingstraject waren, en er werd een team activiteit toegevoegd. Dan kreeg het dossier in het voortraject deze activiteit twee keer in het dossier; zowel in het voor- als het begeleidingstraject. Hierdoor kreeg je bij openen van het dossier altijd een foutmelding. Dit probleem is opgelost door niet meer twee keer de activiteit aan te maken.
- Als een contactpersoon door middel van verwijderregels word verwijderd, dan wordt de contactpersoon op dat moment nog één keer gepubliceerd. Hierbij werd voorheen de "Datum inactief gemaakt" opnieuw gezet met de huidige datum, terwijl die al gevuld was met de datum waarop de contactpersoon inactief gemaakt was. Hierdoor klopte dit feit na verwijdering niet meer. Dit probleem is verholpen.
- Het rapport "Dossier ICE gegevens" toonde informatie van de hoofdcoördinator in plaats van de hoofdbeheerder. Als er geen hoofdcoördinator was gekoppeld aan een begeleidingsgroep werkte daardoor het hele rapport niet. Dit issue is verholpen door nu correct de informatie van de (verplichte) hoofdbeheerder te gebruiken.