De rol coördinator wordt doorgaans ingevuld door de backofficemedewerker die verantwoordelijk is voor de gehele begeleidingsgroep vanuit het onderwijs zonder, direct ook beheerder van de begeleidingsgroep te zijn in de applicatie. Daarom kan de coördinator alle dossiers inzien en is de hoofdcoördinator zichtbaar voor de Student in het dossier. Anders dan de beheerder kan je enkel specifieke stappen die aan de rol zijn toegewezen uitvoeren.
De rol ondersteuner wordt doorgaans ingevuld door een praktijkbureau medewerker, deze rol is bedoeld om beheerder en coördinator te helpen met het uitvoeren van de dossiers. Daarom kan de ondersteuner alle dossiers inzien. Specifieke stappen die aan de rol zijn toegewezen kun je uitvoeren.