Let op: als je rechten hebt voor meerdere domeinen - en een organisatie is goedgekeurd voor beide domeinen, dan zie je dezelfde organisatie twee keer staan, maar het gaat om één organisatie.
Het komt regelmatig voor, dat organisaties dubbel worden ingevoerd. Vaak per ongeluk, omdat de student of relatiebeheerder die de invoer doet, niet door heeft dat het om dezelfde organisatie gaat.
OnStage controleert wel bij invoer, maar als de naam op een andere manier wordt ingevoerd, gaat dat niet altijd goed.
Daarom kun je organisaties ontdubbelen:
- Selecteer in het "Organisatie - overzichtscherm" de twee organisaties die samengevoegd moeten worden.
- Kies in het scherm de optie: "Organisaties samenvoegen"
- Je komt nu in het "Organisaties samenvoegen - scherm".
- Algemene gegevens (Naam, KvK, LeerbedrijfID). Kies de juiste versie.
- Contactgegevens (NAW, algemene E-mail). Ook hier zijn deze knoppen beschikbaar.
- Contactpersonen. Standaard worden alle contactpersonen bij de samengevoegde organisatie gebruikt. Staan ook hier dubbelingen, sleep dan het overbodige visitekaartje naar het kaartje die je wilt behouden. Krijg je hier (voordat je hebt opgeslagen) spijt van, kan je dit ongedaan maken.
- Zijn alle opties ingesteld op dit scherm, dan kun je opslaan door op de knop "Organisaties samenvoegen" te klikken.
Het kan voorkomen dat de algemene gegevens of de contactgegevens van de organisatie of van een contactpersoon door het samenvoegen niet meer volledig zijn. Er stonden op de niet geselecteerde versie aanvullende gegevens. Die kun je dan ná het samenvoegen alsnog overnemen, zij het dat je die gegevens dan wel genoteerd moet hebben.
Wanneer je het samenvoegen van organisaties start controleert OnStage of the organisaties samengevoegd kunnen worden. Als dit niet kan krijg je hier melding van.
Redenen waarom samenvoegen niet kan zijn:
- Eén van de organisaties heeft een andere status dan Goedgekeurd
- Je hebt 2 keer dezelfde organisatie gekozen in een ander domein